Strategisches Portfolio Management – Wie das DTO Ihr Unternehmen sicher durch stürmische Zeiten navigiert

DTO als Stabstelle für die Digitalisierung im Unternehmen

Das Portfolio Management als eine der vier Kernelemente des DTO, neben dem Programm-, Rollout und Change Management, beschreibt die übergeordnete Steuerung aller digitalen Initiativen eines Unternehmens.

Es sorgt dafür, dass ein Überblick über die digitalen Initiativen und deren wichtigste Kennzahlen entsteht und sie unter anderem priorisiert und bewertet werden können. Die Zusammenstellung und Ausrichtung des Portfolio Managements prägen die Entwicklung des gesamten Unternehmens und sind daher von größter Bedeutung bei der Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie.

Die wichtige Rolle des Portfolio Managements kann anhand des folgenden Beispiels besser nachvollzogen werden: Wenn sich das Management schnell einen Überblick über alle digitalen Initiativen verschaffen muss, gestaltet sich dies ohne Portfolio Management als schwierig. Wie das DTO dabei die Potenziale des Portfolio Managements einsetzt, um in Krisenzeiten richtig auf die Herausforderungen zu reagieren, stellen wir im Folgenden vor.

Ein Schutz in stürmischen Zeiten – die Etablierung des Portfolio Managements für digitale Projekte durch das DTO

1. Ganzheitliche Betrachtung des digitalen Projektportfolios

Kurzfristig Entscheidungen über eine große Anzahl an digitalen Initiativen zu treffen, ist ohne Portfolio Management schwierig, weil die Daten einzeln und manuell zusammengetragen und verglichen werden müssen, was für die betroffenen Teams und Abteilungen Mehrarbeit und gegebenenfalls sogar Produktivitätseinbußen bedeutet.

Durch das Portfolio Management werden Projekte und Programme erkannt, die am meisten für die Zielerreichung und Umsetzung der Digitalstrategie beitragen sowie welche Maßnahmen angepasst werden müssen. Im Rahmen des DTO werden die Controlling-Daten aus dem Programm Management dafür genutzt, die Projekte und Programme aus der Vogelperspektive zu analysieren und zu bewerten. Das digitale Portfolio wird dabei strategisch an den Unternehmenszielen ausgerichtet und entsprechend justiert und optimiert. So entsteht ein allumfassendes strategisches End-to-End Portfolio Management, indem die Initiativen vom Anfang bis zum Ende die Digitalstrategie verfolgen.

2. Standardisierung und Vergleichbarkeit der Projekte im digitalen Projektportfolio

Wenn Kriterien und Vergleichsdimensionen unter Zeitdruck entwickelt werden, passiert es immer wieder, dass nicht alle notwendigen Stakeholder miteinbezogen werden und wichtige Punkte keine Berücksichtigung finden. Einerseits wird dadurch erschwert, Unterstützung der Stakeholder für umfassende digitale Transformationen zu gewinnen. Andererseits erhöht es die Komplexität, Projekte und Programme zu vergleichen sowie sie anschließend nach verschiedenen Kategorien zu priorisieren.

Für das digitale Portfolio werden auf der Unternehmensebene Kriterien und Vergleichsdimensionen etabliert, die für die Bewertung und Priorisierung der digitalen Initiativen eine Orientierung bieten. So wird es kurzfristig möglich, die aktuelle Lage des digitalen Portfolios einzuschätzen und je nach Situation die Prioritäten zu verschieben und zum Beispiel mehr Fokus und Ressourcen auf den Ausbau der eCommerce Kanäle zu setzen. Die Fähigkeit, schnell auf Krisen reagieren zu können, kann entscheidend darüber sein, ob das Unternehmen nach einem kurzen Konjunktureinbruch weiter wächst oder mehrere Monate oder Jahre versucht, auf ihr Vorkrisenniveau zurückzukommen.

3. Diversifizierung und Balancierung des digitalen Projektportfolios

Mit der Anzahl an Projekten und ihren Abhängigkeiten steigt die Komplexität des Portfolios. Besonders in langläufigen Projekten und Programmen sowie digitalen Transformationen sind Abhängigkeiten und Einflussfaktoren im Voraus noch gar nicht bekannt, weshalb auch das Risiko für eine erfolgreiche Umsetzung des digitalen Portfolios steigt.

Um die Risiken bestmöglich zu managen, ist eine Projektvielfalt und Balancierung des Portfolios von Nutzen, damit das Unternehmen Überlebensmaßnahmen durch Digitalisierung durchführen sowie Wachstums- und Innovationsprojekte für neue digitale Produkte und Absatzkanäle beibehalten kann. Dabei sollen nicht nur die Risiken der einzelnen Projekte betrachtet, sondern auch übergreifende Risikoanalysen durchgeführt werden, um festzustellen, ob strategische oder operative Risiken bestehen, die das ganze digitale Portfolio betreffen können. Somit werden langfristige Entwicklungen und Trends rechtzeitig erkannt, um neue digitale Innovationen auszuprobieren und dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein.

Das Portfolio Management im DTO ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung und Diversifikation des digitalen Projektportfolios sowie den Vergleich und Priorisierung der digitalen Initiativen, damit die Digitalstrategie erfolgreich umgesetzt werden kann. Mit einem DTO im Unternehmen kann das Management vom Eingangsbeispiel relevante Kennzahlen seiner digitalen Initiativen in Echtzeit abrufen, womit Ressourcen-, Budget- und Zeitbedarfe rasch ermittelt, verglichen und bei Bedarf umgeschichtet, gekürzt oder erweitert werden können. Die Einsparpotenziale werden besser erkannt und eine Balance zwischen digitalen Innovationen und geschäftskritischen digitalen Projekten erhalten. Das DTO macht somit das Unternehmen anpassungsfähiger und hilft trotz einer Krise, die digitale Transformation nicht aus den Augen zu verlieren.

Um den Digitalisierungsreifegrad Ihrer Unternehmensinitiativen zu überprüfen und zu erfahren, inwieweit das DTO Ihr Unternehmen unterstützen kann, nehmen Sie gerne an unserer Umfrage teil.

Dieser Artikel ist Teil einer Reihe zum Digital Transformation Office (DTO) und behandelt nur den Portfolio Management Bereich. Im kommenden Teil wird das Rollout Management behandelt. Das Thema Programm Management finden Sie hier.

Vielen Dank an die Co-Autorin Asta Dumbrauskaite.