S/4HANA: Weder grün noch braun – wählen sie den richtigen Weg

Das braucht Zeit für die Entscheidung. Zudem benötigen Unternehmen eine sehr flexible Vorgehensweise, um die Anforderungen aller Beteiligten im Projekt abbilden zu können. Das Resultat ist meistens ein Weg zwischen grün und braun.

Vor mehr als 25 Jahren gab es bei den IT-Entscheidern nicht viel zu überlegen. Der Wechsel von R/2 auf R/3 ließ sich über ein Tool auf genau einem Weg bewerkstelligen. Das war einfach und unkompliziert. Heute geht es zunächst weniger um die technische Migration, als um die digitale Strategie des Unternehmens. Greenfield, Brownfield und die selektive Datentransition (SDT) sind die Begriffe, über die nun nicht nur IT-Experten, sondern auch Entscheider aus Fachbereichen und Manager der Unternehmens diskutieren – und zwar in den vier Dimensionen Daten, Prozesse, Kundenentwicklungen und Menschen. Die Kernfrage, die bei den drei möglichen Migrationsszenarien für SAP S/4HANA beantwortet werden muss, ist, wie viele Prozesse ersetzt werden sollen – und ob überhaupt. Klar ist: Je mehr neu gemacht wird, umso mehr Entscheider werden dafür nötig.

2020: Das Vorbereitungsjahr für den Wechsel auf S/4HANA

Ein reines Greenfield-Szenario ist genauso unrealistisch und unflexibel wie ein reiner Brownfield-Ansatz. Aus aktuellen Projekten wissen wir, dass meist ein Kompromiss zwischen neu und alt gefunden werden muss. Wir bei Capgemini sprechen hier vom Right-Field-Ansatz, bei dem Bewährtes mit neuen Funktionalitäten und Prozessen verbunden wird. Für wichtige Eigenentwicklungen haben wir dafür unseren Multipillar-Ansatz entwickelt, der Kunden die Möglichkeit gibt, spezifische Prozesse zu erhalten und trotzdem S/4HANA im Standard zu nutzen. Zudem wird den Unternehmen immer wichtiger, einen möglichst geräuschlosen Übergang hinzubekommen, nicht zu viele Mitarbeiter abstellen und nicht zu oft geschäftlich verantwortliche Manager involvieren zu müssen. Um mit beherrschbarem Stress bis zur Deadline 2025 mit S/4HANA live zu sein, sehen die meisten Unternehmen 2020 aktuell als Vorbereitungsjahr, um dann ab 2021 live zu gehen.

Vorbereitung für die Roadmap: 5 Antworten in 5 Wochen

2020 wird also das Jahr, in dem am meisten diskutiert und über die künftige Softwarestrategie entschieden wird. Da sich meist schnell herausstellt, dass ein Mittelweg zwischen neu und alt gewählt wird, versuchen wir, anhand von fünf Fragen herauszubekommen, welche Migrationsstrategie für das Unternehmen am besten passt. Daraus leitet sich dann die individuelle Roadmap ab:

1.In welchem Umfang ist Prozess-Reengineering nötig?

Fast Close, KI-gestützte Automatisierung, Vorhersagefunktionen, Fiori-basierte Oberflächen: S/4HANA kann Mehrwerte bieten. Welche davon in welchem Umfang und zu welchem Zeitpunkt für das Unternehmen wichtig sind, gilt es zusammen mit dem Unternehmen festzulegen.

2. Sollen alle Daten migriert werden – oder nur ein Teil davon?

Daten werden dann zum „neuen Öl“ eines Unternehmens, wenn deren Qualität und Volumen stimmen und sie aktiv genutzt werden. So gehören etwa „nur“ jene Daten in den Hauptspeicher von S/4HANA, die für Realtime-Anwendungen benötigt werden. Abspecken ist hier das Leitmotiv. Eine entsprechende Datenstrategie muss stehen.

3. Soll S/4HANA in der Cloud oder On Premise betrieben werden?

Selbst hosten, zu Amazon in die Cloud als On-Premise-Version oder als Public-Cloud-Version in der HANA Enterprise Cloud (HEC): Es gibt viele Möglichkeiten, S/4HANA einzusetzen. Die Cloud-Strategie muss stehen.

4. Ist eine Optimierung der Systemlandschaft vorgesehen?

Angenommen ein Unternehmen hat auf jedem Kontinent ein Produktionssystem und noch dazu ein globales System für zentrale Prozesse. Dann liegt in dem Wechsel auf eine neue Software auch die Chance, Systeme zu konsolidieren. So ließen sich Geschäftsprozesse beispielsweise zentral betreiben – als Single Instance. Andere Unternehmen haben ihre Konsolidierung bereits hinter sich.

5. Wie soll der Rollout ablaufen?

Mit einem neuen System per Big Bang innerhalb eines Wochenendes live zu gehen, ist für viele Unternehmen nicht machbar. Denn Produktionsstraßen müssten still stehen. Deshalb sollte die Downtime der Systeme möglicht kurz sein. Oft entscheiden sich Unternehmen dazu, nach und nach live zu gehen.

Knackpunkte: Datenqualität und Systemkonsolidierungen

Begleitet von einer technischen Analyse sind diese Fragen nach fünf Wochen meist beantwortet. Den meisten Gesprächsbedarf gibt es unserer Erfahrung nach zur Qualität der Daten sowie der Chance, die Anzahl der SAP-Systeme zu optimieren. Gerade bei älteren SAP-Systemen kommt es vor, dass mehr als die Hälfte der Daten nicht genutzt werden. Allerdings kostet es Geld, auch diese Daten im neuen System vorzuhalten. Wir können mit unseren Tools sehr gut visualisieren, welche Fachbereiche den meisten Platz in der Datenbank benötigen und schlagen die Brücke zwischen Daten und Kosten. Systemkonsolidierungen bieten sich in vielen Unternehmen an. Das Thema wurde gerne zurückgehalten, doch sobald sich ein neuer Business Case zusammen mit S/4HANA rechnen lässt, ist die Bereitschaft oft da.

„Je mehr Brownfield, umso weniger Diskussionen. Je mehr Greenfield, umso mehr Innovationen.“

Je mehr Brownfield, umso weniger Diskussionen

Sind die fünf Fragen beantwortet, ist die Grundlage dafür gelegt, einen detaillierten Rollout-Plan zu entwickeln. Dafür müssen Unternehmen in der Regel 12 Monate bis 1,5 Jahren einplanen. In großen Konzernen kann der Rollout durchaus länger dauern. Klar ist: Je mehr Brownfield, umso weniger Diskussionen. Je mehr Greenfield, umso mehr Innovationen. Unser Tipp: Gehen Sie einen Mittelweg.

Weiterführend Informationen zum Thema SAP

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