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Process Mining – Prozesseffizienz im Supply Chain Management erhöhen, Silodenken überwinden

Kai Hasenklever
17. Sep. 2020
capgemini-invent

Process Mining ist in vielen Branchen längst auf dem Radar und kann als Accelerator der digitalen Transformation den nötigen Antrieb verschaffen.

Dabei muss man sich dem Problem stellen, aus den vorliegenden Daten verschiedener, fragmentierter Prozesse und IT-Systemen (wie SAP, Oracle, JDE oder Salesforce) wertvolle Informationen zu schöpfen, um das integrierte Datenmodell korrekt aufzusetzen und auf die jeweiligen End-to-End-Prozesse zuzuschneiden. Process Mining ist hierbei ein entscheidendes Tool, das helfen kann, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu steigern, manuelle Workarounds sowie Ineffizienz oder Systembrüche zu beseitigen. Durch das Verbinden mehrerer Prozesse können Unternehmen in die ganzheitliche Problemanalyse gehen. Denn häufig liegen Ursache und Wirkung im Prozessfluss auseinander.

Mit unserem ganzzeitlichen Projektansatz legen wir Verbesserungspotentiale entlang von Geschäftsprozessen unter dem Einsatz von Process Mining dar. Ergänzt wird dieser mit unserer Hypothesen Library, die für die wichtigsten End-to-End Prozesse Industriestandards bzw. Best Practices umfasst. Auf diese Weise können wir für unsere Kunden einen „Perfect End-to-End“ Prozess definieren und Benchmarking sowie Peervergleiche ermöglichen.

Wie kann nun Silo-Denken im Unternehmen überwunden werden? Unsere Experten betrachten hierbei den End-to-End Process z.B. von der Erfassung eines Wartungsauftrags, Beschaffung der Ersatzteile bis zur Freigabe externer Rechnungen:

Abb. 1: End-to-End Prozessvisualisierung

Im ersten Prozessabschnitt (Instandhaltung) kann die Analyse Aufschlüsse darüber geben, welche Materialgruppen vermehrt vor dem Wartungseinsatz über die Maschine gelaufen sind, um mögliche Maschineneinstellungen bzw. Kapazitätsauslastungen zu überprüfen. Dabei kann das Betrachten der KPI OEE in Process Mining Hinweise auf zu hohe Ersatzteilkosten oder auf zu frühzeitiges Austauschen von Maschinenteilen geben.

Damit der definierte Liefertermine eingehalten wird, ist es nicht nur wichtig den Blick auf Lieferanten sondern auch auf den internen Genehmigungsprozess zu richten (Bestellabwicklung). Lange Warte- und Genehmigungsschleifen lassen sich schnell mit der Prozessvisualisierung im Tool aufdecken. So kann die tatsächliche Durchlaufzeit (z.B. >8 Tagen) für die Aktivitäten im Genehmigungsprozess bereits ein klares Indiz für fehlendes Prozessverständnis oder unklare Verantwortlichkeiten sein. Mit Process Mining ist es zudem möglich, ein Freigabe-Monitoring zu integrieren, welches den entsprechenden Personen Rückmeldung gibt, sobald beispielsweise die Einhaltung eines Liefertermins unklar ist, fehlerhafte Informationen auf der Bestellung enthalten sind oder der Preis geändert wurde.

Nach Lieferung der Ersatzteile wird im Rahmen der Rechnungsprüfung die Bestellung, der Wareneingang und die Rechnung gegeneinander geprüft (Kreditorenbuchhaltung). Mithilfe der Prozessvisualisierung wird rasch deutlich, in wie vielen Fällen Wareneingänge ohne entsprechende Bestellung gebucht werden, oder welche Unternehmensbereiche hierbei verstärkt diese Prozessdeviation wählen. Alternativ kann eine Lieferantenbewertung durchgeführt werden, um mögliche Verbesserungen direkt mit dem entsprechenden Lieferanten zu klären.

Es wird deutlich, dass Process Mining für zahlreiche, geschäftsübergreifende Prozessen sowie branchenunabhängig einsetzbar ist. Unsere Kunden profitieren dabei von unserer langjährigen Supply Chain Management Prozess- und IT-Erfahrung. Die Berücksichtigung und Analyse einer sinnvollen Kombination von Prozessdaten aus unterschiedlichen Quellen führt letztlich zu den drei wesentlichen Benefits:

  • Transparenz und Visualisierung des End-to-End Prozessgeschehens
  • Prozesseffizienz, -automatisierung sowie -compliance zur Definition von Best-Practices
  • Einsparungspotential entlang der gesamten Supply Chain

Sie sind herzlich eingeladen, mit unseren Autoren Kai Hasenklever, Damian Zumbé und Wiebke Steinig in die Diskussion zu gehen – wir freuen uns auf Sie!

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Autor

Kai Hasenklever

Vice President | Head of Industrial Procurement, Capgemini Invent Germany
Ich bin Experte für Procurement Strategy, Procurement Operating Model Design, Procurement Outsourcing, Source-to-Pay Prozessoptimierung, Cloud Procurement, Digital Transformation, Supplier Management und Working Capital Management.

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