Neuland Digitalisierung – Wie das Digital Transformation Office aus einer Digitalstrategie die Zukunft schafft

Als Teil des DTO steuert das Programm Management die Umsetzung der Digitalstrategie

Das Digital Transformation Office (DTO) ist eine Stabstelle für Digitalisierung im Unternehmen. Es bündelt die Kernelemente Portfolio-, Programm-, Change- und Rollout Management, um die Herausforderungen der digitalen Transformation strategisch und operativ zu meistern.

Welche Rolle spielt das Programm Management im Rahmen des DTO? Dieses steuert die operative Umsetzung der Digitalstrategie und bedient sich der klassischen Tools wie Performance Management, Monitoring, Prozessstandardisierung oder Ressourcenplanung. Den Mehrwert generiert das DTO nicht alleine durch das Programm Management, sondern durch die Verschmelzung von allen vier Kernelementen, denn nur zusammen können diese der Komplexität einer umfangreichen Transformation gerecht werden.

Anhand von Herausforderungen der Praxis zeigen wir die Möglichkeiten auf, wie das DTO mit Programm Management die digitale Transformation in Zukunft realisiert.

Klare Rollen, Prozesse und Zuständigkeiten helfen bei der Implementierung der Digitalstrategie schneller zu werden

Beim parallelen Management von mehreren Digitalisierungsinitiativen passiert es schnell, dass die Organisationsstrukturen nicht ausreichend definiert und keine bis wenige Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Dies äußert sich durch langsame Prozesse, weil keiner sich zuständig fühlt und die Auswirkungen davon das gesamte Unternehmen betreffen. Für eine schnelle Umsetzung der Digitalstrategie sind die Strukturen jedoch notwendig, damit Entscheidungen zügig getroffen, kommuniziert und umgesetzt werden können.

Das DTO setzt die Weichen für alle Digitalinitiativen des Unternehmens unter der Federführung des Chief Digital Officer (CDO). Diese Strukturen und Standards erleichtern den Informationsfluss, die Koordination, die Integration und die Zusammenarbeit auf allen Ebenen über die verschiedenen Abteilungen hinweg. Ob es große IT-Transformationsprogramme, die Entwicklung digitaler Produkte oder die Einführung / der Rollout neuer Tools sind, werden effektive Organisationsstrukturen überall gebraucht. Denn bei klaren Zuständigkeiten kann die Integration und Zusammenarbeit rechtzeitig eingeleitet und koordinierter vorankommen.

Die richtigen Kompetenzen helfen die Transformationen erfolgreich zu realisieren

Neben den Organisationsstrukturen sind auch die richtigen Kompetenzen für die Digitalisierung des Geschäfts unumgänglich. Bei der Erstellung der Digitalstrategie wird jedoch oft nicht berücksichtigt, ob die Organisation tatsächlich im Stande ist, die geplanten Ziele zu erreichen: 80% der Unternehmensstrategen behaupten[1], dass ihren Organisationen Fähigkeiten und Werkzeuge fehlen, um die Initiativen umsetzen zu können. Je nach Unternehmen und Bereich, die digitalisiert werden, sind es unterschiedliche Kompetenzen, die gebraucht werden, z.B. eCommerce, Datenmanagement, User Experience oder Cloud-Nutzung. Diese Kompetenzlücken zu schließen ist notwendig, weil ansonsten der Wachstum des Unternehmens langfristig beeinträchtigt wird.

Durch den Fokus auf Digitalinitiativen besitzt das DTO Digitalisierungserfahrung, die dabei hilft, rechtzeitig die fehlenden Kompetenzen anzugehen. Das DTO berücksichtigt das Monitoring, die Prozessstandardisierung und die Ressourcenplanung und legt damit den Grundstein für den Erfolg der Initiativen. Für nachhaltige digitale Transformationen ist zum Beispiel Data Analytics besonders wichtig. Dafür braucht das Unternehmen die nötigen Kompetenzen, muss die richtigen Daten sammeln und die Prozesse für die Datenauswertung und weitere Nutzung innerhalb des Unternehmens festlegen. All diese Schritte über die verschiedenen Teilbereiche eines Unternehmens hinweg behält das DTO mit den Programm Management Werkzeugen im Blick.

Datengetriebene Entscheidungen helfen dem nachhaltigen Ausbau des Geschäfts

Die digitalen Kompetenzen, darunter auch der Umgang mit den immer größer werdenden Datenmengen, spielen bei der Weiterentwicklung des Geschäftsmodells eine große Rolle. In der Umsetzung der digitalen Initiativen werden datengetriebene Erkenntnisse zum Wettbewerbsvorteil und tragen entscheidend zur unternehmerischen Wertsteigerung bei. Bei mehreren Initiativen der Digitalisierung, die im Bereich der Unternehmensziele und -zahlen nicht miteinander abgestimmt sind, entstehen hohe Reibungsverluste und der ersehnte Wettbewerbsvorteil schwindet.

Das Ziel ist es, auf Basis von datengetriebenen Erkenntnissen bessere Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens zu treffen. Durch das Zusammenspiel von Programm und Portfolio Management im DTO werden die benötigten Daten zentralisiert festgelegt, überwacht und ausgewertet. Die Synergie zwischen diesen zwei Kernelementen des DTO erleichtert die Übersetzung der strategischen Ziele in konkrete Geschäftstreiber und Leistungsindikatoren. Gleichzeitig werden die im Rahmen des Programm Managements generierten Zahlen an die Stabstelle DTO zurückgemeldet, um Anpassungen der Strategie oder der Maßnahmen für den nachhaltigen Ausbau des Geschäfts einleiten zu können.

Das DTO als holistischer Ansatz zur erfolgreichen digitalen Transformation

Mit seinen vier Kernelementen und der Erfahrung in der Digitalisierung bietet das DTO einen holistischen Ansatz zur Implementierung der Digitalstrategien. Im Rahmen des Programm Managements behält das DTO, die für die Digitalinitiativen spezifischen Herausforderungen im Blick, schafft standardisierte Prozesse sowie Organisationsstrukturen und legt einen Fokus auf Daten, um bessere Entscheidungen für die Zukunft zu ermöglichen.

Wenn Sie sich bei manchen der Herausforderungen hinsichtlich Umsetzung von digitalen Strategien wiederfinden, können Sie gerne diese kurze Umfrage nutzen, um den Reifegrad Ihrer Organisation bei der Digitalisierung zu messen.

Dieser Artikel ist Teil einer Reihe zum Digital Transformation Office (DTO) und behandelt nur den Programm Management Bereich.

Vielen Dank an die Co-Autorin Asta Dumbrauskaite.

Quellen:
[1] Jordan Bryan: The 5 Pillars of Strategy Execution. November 26, 2019. URL: https://www.gartner.com/smarterwithgartner/the-five-pillars-of-strategy-execution/