Nachhaltige IT-Kostenoptimierung

Warum nachhaltige Kostenoptimierung relevant ist

Laut Capgemini IT Trend Studie 2020 zählen zu den Top-Prioritäten der CIOs neben der digitalen Transformation auch Effizienzgewinne und Kostenreduktionen – und das nicht ohne Grund. Insbesondere in Anbetracht der aktuellen wirtschaftlichen Situation sind Unternehmen gezwungen, Effizienzen zu heben und Kosten zu minimieren.

Zwei wichtige Hauptkriterien machen hierbei den entscheidenden Unterschied: Geschwindigkeit und Nachhaltigkeit. Unternehmen müssen also nachhaltige Kostenhebel schnell identifizieren, um von kurzfristigen, als auch von langfristigen Kosteneffekten profitieren zu können.

Aus diesem Grund sprechen wir von Kostenoptimierung statt -reduktion.

Probleme traditioneller Kostensenkungsprogramme

Die meisten Unternehmen verfolgen einen Bottom-up-Ansatz, wenn es um Kosteneinsparungen geht.

Im ersten Schritt werden dabei Kostenarten und Kostenträger analysiert und miteinander verknüpft. Dies bindet zahlreiche interne Ressourcen und erzeugt insgesamt einen hohen Aufwand. Aufgrund der Komplexität dieses Ansatzes konzentrieren sich die Unternehmen dann meist nur auf die Top 10 Kostenfaktoren bzw. auf die Kostenfaktoren, die Vorständen am ersichtlichsten sind (z.B. Mitarbeiterkosten, Lizenzkosten, Serverkosten, etc.).

Im zweiten Schritt werden diese Kostenfaktoren im Detail analysiert und priorisiert. Problematisch ist, dass hierbei oftmals kurzfristige Potenziale, wie z.B. Projektkosten, anstelle der komplexeren „Run“-Kosten für die Kürzung in Betracht gezogen werden. So werden unter anderem Digitalisierungsprojekte, die wichtig für die Zukunft des Unternehmens sind, verlangsamt oder gar gestoppt, ohne signifikante Einsparung oder langfristige Veränderungen in der IT-Kostenstruktur zu bewirken.

Herkömmliche Kostensenkungsprogramme tragen folglich nicht nachhaltig dazu bei, die IT-Kosten in der sich schnell verändernden IT-Landschaft zu senken.

Wann Kostenoptimierungen nachhaltig sind

Wir glauben, dass ein übermäßiger Fokus auf Kostensenkungen nicht zielführend ist. Grund dafür ist, dass sich traditionelle Kostensenkungsprogramme meist auf kurzfristige und einmalige Sparpotentiale konzentrieren, welche die Kosten nur für einen bestimmten Zeitraum senken. Dies führt jedoch dazu, dass dieselben Kosten in der nächsten Periode wieder auftreten oder, schlimmer noch, steigen können, da langfristigen Auswirkungen unzureichend berücksichtigt wurden.

Wir verfolgen einen nachhaltigen Ansatz für die IT-Kostenoptimierung, der kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen umfasst. Dafür setzen wir einen Top-Down Ansatz ein, der effizient mit Zeit und Ressourcen umgeht.

Unser Vorgehen beginnt mit einem Screening laufender und vergangener IT-Kostensenkungsmaßnahmen und berücksichtigt dabei alle Aufwände, die das Management in der Vergangenheit bereits zur IT-Kostenoptimierung unternommen hat. Mithilfe unseres „Cost Efficiency Framework“ analysieren wir realisierte Kosteneinsparungen und identifizieren bislang unerschlossene sowie unausgeschöpfte Bereiche. Mit über 200 erprobten Kostenhebeln verfügen wir so über die Möglichkeit, in kürzester Zeit umfängliche Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren.

Diese Potenziale nutzen wir als Basis, um individuelle und untereinander abgestimmte Aktionspläne zu entwickeln. So können kurz-, mittel- und langfristige Initiativen zu einem Kostenoptimierungsprogramm zusammengefasst werden, das schnelle und auch nachhaltige Erfolge liefert. Um genannte Kosteneffekte transparent darzustellen, nutzen wir unser „Cost Efficiency Framework“, um eine kontinuierliche Nachverfolgung vergangener Initiativen zu ermöglichen. Dies hilft Ihnen dabei, messbare und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.

Sie möchten mehr darüber erfahren? Sprechen Sie gerne mit uns bezüglich weiterer Informationen zur Capgemini Invent IT-Kostenoptimierung!

Vielen Dank an die Co-Autoren Felix Middendorf, Manuel Ranz und Daniel Unrau