Inventive FRC – Compliance: End-to-end Automatisierung des KYC Prozess

Capgemini Invent adressiert die CxO Daten-Strategie und unterstützt seine Kunden bei der datengetriebenen Wertschöpfung.

Mit Inventive Finance, Risk & Compliance (Inventive FRC) meistern wir die Herausforderungen der Finanz-, Risiko- und Compliance-Funktion im Finanz-Sektor. Dieser Blog-Artikel fokussiert auf Compliance.

Eine Prozesslösung als Antwort auf die 5. AMLD, basierend auf Self-Service und intelligenter Automatisierung

Die europäischen Behörden gehen in jüngster Zeit bei der Kontrolle schärfer vor – somit wurde vor kurzem die 5. Anti Money Laundering Directive (AMLD) verabschiedet, die von den europäischen Mitgliedsstaaten bis zum 10.01.2020 in nationales Recht umgesetzt werden sollte. Durch Erhöhung von Transparenz und Schärfung von Kontrollen beabsichtigt der europäische Gesetzgeber mit der 5. AMLD die Geldwäschepraktiken noch wirksamer bekämpfen zu können.

Anlässlich der erhöhten Aufmerksamkeit der Behörden, sehen sich Banken und Finanzinstitute in der Pflicht ihre Geldwäscheaufsichtsprozesse zu überprüfen, um die steigenden Anforderungen und Auflagen einhalten zu können. Dabei müssen die Banken mit einer höheren Anzahl von Personen sowie einer Vielzahl von alten Daten, die es zu validieren gilt, rechnen. Des Weiteren gilt es die hohen Anforderungen an die Qualität der Daten bei zugleich kürzeren Bereitstellungszyklen zu bewerkstelligen.

Der Kostenaufwand wird damit einhergehend für die Finanzinstitute immens steigen, denn die Anforderungen sind mit den derzeitigen manuellen Prüfungsprozessen nicht zu bewerkstelligen. Somit wird wieder mit weiterem Personaleinsatz für zusätzliche manuelle Prüfungen reagiert oder es werden neue IT Systeme eingeführt, die jedoch mit sehr teuren Investitionen verbunden sind.

Kosteneffizienter ist jedoch die automatisierte Begleitung von bestehenden Prozessschritten und das Einführen von Self-Service Prozessen. Durch den Einsatz von intelligenten Technologien wie RPA (Robotic Process Automation) und AI (Artificial Intelligence), wird es nicht nur den Finanzinstituten, sondern auch deren Kunden ermöglicht, den Prüfprozess zu vereinfachen und somit zu erleichtern. Erfolgsbasierte Quick-Wins können kosteneffizient ermöglicht werden.

Hintergrund

Die 5. AMLD bringt wesentliche Änderungen für Banken und Finanzinstitute: Erweiterter öffentlicher Zugang zum Transparenzregister und erweiterter Kreis der zu Mitteilungen an das Transparenzregister Verpflichteten. Im Fokus dieses Blogs stehen folgende Änderungen mit direktem Einfluss auf den KYC-Prozess:

• Erweiterter Kreis der geldwäscherechtlich Verpflichteten
• Strengerer Sorgfaltsmaßstab für Geschäftsbeziehungen mit Bezug zu Hochrisikodrittländern
• Definition des Kreises „politisch exponierter Personen“

Diese Änderungen führen für Banken zu einem erheblichen Mehraufwand in der erneuten Überprüfung unzähliger bestehender Kundenverbindungen, insbesondere mit Hinblick auf den wirtschaftlichen Nutzungsberechtigten (Beneficial Owner), im Rahmen der Regular bzw. Event-Driven Reviews. Zusätzlich entsteht ein erhöhter Mehraufwand im Neukundenannahmeprozess. Wobei die Neukundenannahme und Bestandskundenüberprüfungen bereits vor der Gesetzesänderung durch komplexe Prozesse gekennzeichnet sind:

Im ersten Schritt müssen Banken und Kreditinstitute alle bisher unbekannten wirtschaftlich Berechtigten identifizieren und verifizieren. Neben der Einholung von Legitimationsdokumenten von natürlichen, juristischen und politisch exponierten Personen. Dem gegenüber stehen aufwendige Dokumentenprüfungen unter Einbezug von verschiedenen Stakeholdern. Oftmals verbirgt sich hier, insbesondere für Unternehmenskunden mit komplexen Eigentumsverhältnissen, ein manueller und sehr zeitintensiver Prozess, der bei Unvollständigkeit und Mängeln in den KYC-Dokumenten zu erheblichen Verzögerungen führt. Dadurch kommen Finanzinstitute regelmäßig in die Situation, den Regular oder Event-Driven Review nicht in der vorgegebenen Zeit abzuschließen bzw. Überfälligkeiten zu generieren.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass die derzeitigen KYC-Prozesse der steigenden Komplexität und Anforderung nicht gewappnet sind, denn sie sind gekennzeichnet durch:

• fehlende und fehlerhafte Daten
• hochgradig manuelle Prozesse
• fehlende Transparenz über die Wirksamkeit und Performance der Prozesse

Operative Hektik und desaströse Kundenerlebnisse

Als Resultat aus diesen Missständen ergeben sich Ansammlungen unzureichend geprüfter Kundendaten (Backlogs). Schneller als oft angenommen, forciert regulatorischer Handlungsdruck eine Beseitigung dieses Risikos. Plötzlich müssen tausende Kundendaten innerhalb von wenigen Monaten überprüft und aktualisiert werden. Dazu werden im ersten Versuch hastig interne Mitarbeiter reallokiert und anschließend externe Dienstleister beauftragt, um regulatorischen Anforderungen unter engen Fristen gerecht zu werden. Die Kunden wundern sich warum Sie nach Jahren ohne Kontakt zur Bank plötzlich Briefe mit Dokumentenanforderung unter Androhung der Kündigung der Geschäftsbeziehung erhalten, wenn die Dokumente nicht fristgerecht zur Verfügung gestellt werden.

Die existierenden Lösungen sind nicht ausreichend

Im aktuellen KYC-Dienstleister-Markt finden sich nur wenige Anbieter mit innovativen Technologien, die diesen neuen Anforderungen gerecht werden. Die bisher existierenden Lösungen beschränken sich parzelliert auf das Workflowmanagement des Kundenannahmeprozesses und der Automatisierung des Risk Scorings.

Das Zielbild

Was wird für eine effektive Umsetzung der regulatorischen Anforderungen benötigt? Voraussetzungen für einen datengesteuerten, automatisierten und transparenten KYC-Prozess:

1. Hohe Datenverfügbarkeit und -qualität
2. Selbststeuernde und automatisierte Systeme

Wie können diese Voraussetzungen geschaffen werden? Der herkömmliche KYC-Prozess wird bislang hochgradig manuell ausgeführt, bietet jedoch das Potenzial fast vollständig durch intelligente Technologien automatisiert zu werden. Ein solcher automatisierter KYC-Prozess mit Self-Service Lösung bietet sowohl für den Neukundenannahmeprozess, als auch für das Bestandskundenreview Vorteile:

Alle Prozessschritte bei der Neukundenannahme werden durch intelligente Technologien wie AI und OCR/ICR (Optical Character Recognition/ Intelligent Character Recognition) vollständig automatisiert:

1. Self-Service Lösungen ermöglichen es Kunden, sich im System anzumelden und relevante Dokumente zu übermitteln. Durch anschließende optische Zeichenerkennung mittels OCR/ICR werden die relevanten Daten automatisiert ermittelt und für den Kunden vorausgefüllt.
2. Anschließend erhält der Kunde das Prüfergebnis und kann ggf. fehlende Dokumente selbstständig hochladen.
3. Die Gültigkeit, Vollständigkeit und Aktualität neuer bzw. vorhandener KYC-Dokumente wird erklärbar und regelbasiert durch intelligente Technologien (wie z.B. durch RPA und AI) überprüft. Bei Lücken wird der Kunde direkt informiert. Anhand dieser Algorithmen werden alle KYC relevanten Prozesse beschleunigt und das Entstehen von Backlogs wird vorgebeugt.
4. Anschließend erfolgt ein automatisiertes Screening in Echtzeit zur Überprüfung der Identifikation und Verifikation des Neukunden. Determinanten und Frühwarnmeldungen können individuell konfiguriert werden.

Auch der Reviewprozess für Bestandskunden kann automatisiert werden:

Automatisierte Prozessschritte bieten den großen Vorteil, dass Kundendokumente stets den aktuellen Standards entsprechen und Backlogs verhindert werden können:

1. Es findet eine fortlaufende Überprüfung aller für ein Review benötigter Kundendokumente statt. Mittels AI und OCR werden bereits vorhandene Dokumente auf Aktualität und Vollständigkeit geprüft, dabei können individuell konfigurierbare Alerts eine Frühwarnmeldung an den Kunden aussenden.
2. Intelligente Automatisierung ermöglicht dem System von vergangenen Kundenaktivitäten zu lernen, ggfs. benötigte Dokumente durch Direktzugriff auf externe Quellen selbst bereitzustellen, im Voraus auszufüllen und anschließend dem Kunden zu übersenden.
3. Im Self-Service-System kann der Kunde fehlende Dokumente selbstständig hochladen und erhält anschließend über das System das Prüfergebnis.
4. Die Übermittelten Dokumente werden in Echtzeit auf Vollständigkeit und Aktualität geprüft.

Die Begleitung der Prozessschritte durch intelligente Technologien ermöglicht eine rechtzeitige und vollständige Bereitstellung der Kundendokumente zum Review – Backlogs können so in Zukunft verhindert werden.

Solch eine agile anpassbare Lösung ist im KYC-Prozess im Zusammenhang mit dem 5. AMLD ein „Must-have“ für Banken. Die in diesem Zusammenhang erwähnten Technologien sind inzwischen beherrscht und State-of-the-Art.

Vielen Dank an den Co-Autoren Lisa Suhr, Kerem Cigerli, Stefan Burghardt und Jörg Becker für die maßgebliche Erstellung dieses Blogbeitrages.

Quellen: World-Check, KYC Portal, 4STOP, MLVerify, fenergo, IdentityMind, KYC-Chain, GlobalView GRC, KYC3, RDC View, iMeta KYC, Handelsblatt, Promatics Technologies, OST KYC, Sum & Substance