Hybrides Projektmanagement im öffentlichen Sektor – Teil 1

Die digitale Transformation des öffentlichen Sektors schreitet sowohl auf Landes- als auch auf Bundes- und internationaler Ebene voran.

Getrieben durch politische und gesetzliche Vorgaben hat die Corona-Pandemie dieser Entwicklung einen weiteren Schub gegeben. Die Reorganisation von Arbeitsstrukturen und Verwaltungsleistungen rückt stärker in den öffentlichen Fokus. Der Trend zur Flexibilisierung der Arbeitswelt u. a. durch intensiviertes mobiles Arbeiten begünstigt die Innovationsbereitschaft des öffentlichen Sektors und wirkt als weiterer Treiber für die Digitalisierung [1]. Denn Technologie unterstützt dabei, Barrieren abzubauen (z. B. Ortsgebundenheit), den gestiegenen Erwartungen an Vernetztheit und Erreichbarkeit (z. B. durch integrierte, digitalisierte Prozesse und Systeme) und der Herausforderung des Fachkräftemangels zu begegnen.

Bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben gibt es keine Universallösung. Zentral für das Gelingen ist eine effiziente und individuell angepasste Umsetzung. Zu berücksichtigen sind dabei insbesondere der digitale Reifegrad und die Organisationskultur, die innerhalb des öffentlichen Sektors stark variieren. Denn wo papierbasierte und digitale Arbeitsweisen aufeinanderprallen, kommt es zu Silos und Medienbrüchen, sowohl innerhalb einer Organisation als auch in der Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern. Basierend auf unseren Erfahrungen müssen diese Digitalisierungsvorhaben ganzheitlich betrachtet und begleitet werden – von der Konzeption bis zur Einführung bei Anwender*innen.

Drei Erfolgsfaktoren im hybriden Projektumfeld

Teil der digitalen Transformation ist es, IT-Lösungen leistungsstark und anwenderfreundlich zu gestalten – und sie dabei in vorhandene Prozesse, Systeme und die bestehende Infrastruktur zu integrieren. Häufig bedeutet dies im öffentlichen Sektor, dass agile Methoden auf klassische Wasserfallorganisationen treffen. Wie Projekte in diesem hybriden Kontext gelingen, beschreiben wir anhand von drei Erfolgsfaktoren und relevanten Fragestellungen, die wir in drei Artikeln diskutieren.

1. Eine auf das Projektumfeld angepasste Projektmanagement-Methodik, um Ihre Projektziele zu erreichen: Weshalb ist für Digitalisierungsvorhaben im öffentlichen Sektor hybrides Projektmanagement besonders geeignet? Wie Sie zeitliche, finanzielle und qualitätsbezogene Herausforderungen mit hybridem Projektmanagement meistern erfahren Sie in unserem zweiten Teil der Blogserie.
2. Kontinuierliche Weiterentwicklung und Einbindung von Stakeholdern, um Vertrauen und Akzeptanz in die digitalen Lösungen zu schaffen: Was ist beim Change Management, insbesondere für komplexe und teils risikoaverse Stakeholder, zu beachten? Wie stellt man sicher, dass alle Stakeholder – vom Anwender bis zum Management sowie externe Beteiligte – kontinuierlich und zielgruppenspezifisch in den Planungs- und Umsetzungsprozess eingebunden werden?  Mehr dazu erfahren Sie in unserem dritten Teil der Blogserie.
3. Ende-zu-Ende denken und begleiten – von der Aufnahme der IST-Zustände und Prozesse, über die Erhebung und Abstimmung der fachlichen Anforderungen bis zur fristgerechten technischen Umsetzung der Sollkonzeption: Wie können fachliche Anforderungen zielgerichtet in ein stabiles, anwenderfreundliches und systemintegriertes Produkt überführt werden? Von der Ausgestaltung eines klaren Zusammenarbeitsmodells mit fachlichen Stakeholdern und dem Zusammenspiel zwischen Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam handelt unser vierter Teil der Blogserie.

Zielbild ist die aus der Anwendersicht vollständig integrierte IT-Infrastruktur

Die Herausforderung besteht darin, strategische, rechtliche und operative Anforderungen verschiedener Stakeholder zu erfüllen und miteinander in Einklang zu bringen. Zielbild ist die vollständig integrierte IT-Infrastruktur ohne Silos, die ein digitales und medienbruchfreies Arbeiten mit Systemen und Fachverfahren ermöglicht. Vorteile sind Effizienzgewinne durch optimierte Arbeitsprozesse, Synergieeffekte zwischen unterschiedlichen öffentlichen Behörden, und erhöhte Transparenz. Ein ganzheitlicher hybrider Ansatz, der sowohl Projektmanagement, Change Management als auch die Anforderungs- und Entwicklungsperspektive berücksichtigt und integriert, ist dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Vielen Dank an die Co-Autor*innen Dirk Intrup und Eva Griesenbrock für die maßgebliche Erstellung dieses Blogbeitrages.

[1] Studie IT-Trends 2021: IT ermöglicht Business trotz Kontaktbeschränkungen