ePayment im Öffentlichen Sektor: So etabliert die Verwaltung eine digitale Haushaltsführung

Beim Online-Shopping bargeldlos zu bezahlen ist für die meisten Menschen heute selbstverständlich. Und auch in der öffentlichen Verwaltung nehmen viele Bürgerinnen und Bürger onlinebasierte Bestell- und Bezahlprozesse gerne an.

Doch dadurch wächst auch der Druck auf die Verwaltung: Sie muss sicherstellen, dass der öffentliche Haushalt die steigende Anzahl von Transaktionen verarbeiten kann. Dabei ist das ePayment zum Begleichen von Gebühren eine maßgebende Komponente in einem automatisierten End-to-End-Prozess.

Wo muss die öffentliche Verwaltung jetzt ansetzen, um dies erfolgreich zu etablieren?

Im Austausch mit Vertreter*innen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), des Staatsbetriebes Sächsische Informatik Dienste und der ekom21, einem kommunalen IT-Dienstleister, haben wir drei Schwerpunkte auf dem Weg zum digitalen Haushalt identifiziert:

1. Einheitliche Standards etablieren

Die föderale IT-Landschaft in Deutschland führt zu einer heterogenen Landschaft an Payment- und HKR-Systemen (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen). Vorhandene Standards werden aufgrund von individualisierten Systemen teilweise oder nicht genutzt. Aus diesem Grund entstehen in der Verwaltung viele individuelle technische Lösungen, die zwar akute Problemstellungen lösen, aber auch die Komplexität des ePayments erhöhen.

Der Vertreter des BMF, mit denen wir gesprochen haben, sieht eine Chance darin Schnittstellen zwischen den jeweiligen Onlinediensten und Bezahlplattformen zu vereinheitlichen. Das Ziel sollte sein, Synergieeffekte auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene zu erzeugen. Im Zuge dieses Vorhabens erwartet der Bund in den nächsten zwei bis drei Jahren einen Anstieg der Kosten im Payment, bis die endgültige Rolloutphase erreicht wird. Danach ist eine Kostenreduzierung wahrscheinlich.

2. Akzeptanz bei Bürger*innen durch bekannte Bezahlarten schaffen

Die Nachfrage nach digitalen Verwaltungsleistungen und deren onlinebasierter Bezahlung steigt. Um ein möglichst breites Spektrum der Bevölkerung zu erreichen, vertreten die befragten Expert*innen die Ansicht, dass der angebotene Zahlungsmix sich an den Verfahren orientieren sollte, welche die Bürger*innen bereits in ihrem Alltag nutzen. Dies schafft Akzeptanz in der Bevölkerung und führt zu steigenden Nutzungszahlen von onlinebasierten Verwaltungsleistungen. Diese Einschätzung bestätigen Erfahrungen der ekom21, denn auf kommunaler Ebene wird beispielsweise PayPal häufig genutzt. 70 Prozent der Zahlungen von ekom21-Kunden werden auf diese Art beglichen.

Allerdings zeigen die durchgeführten Interviews ebenso, dass verwaltungsrechtliche Richtlinien und haushälterische Ansprüche die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und nicht-europäischen Konzernen erschweren.  Dies spiegelt eine Diskrepanz zwischen den Wünschen der Bürger*innen und reglementierenden Rahmenbedingungen im öffentlichen Sektor wider.

3. Ein automatisierter End-to-End-Prozess als Grundvoraussetzung für einen vollständig digitalen Haushalt

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch digital anzubieten. Das führt im Hinblick auf ePayment zu steigendem Aufwand für Behörden und deren Haushälter*innen. Aktuell werden viele Prozesse manuell durchgeführt, und auch die Zuordnung von Zahlungseingang und offener Position im Haushalt geschieht händisch. Mit der steigenden Nachfrage nach online bezahlbaren Leistungen wird dies kaum mehr abbildbar sein.

Dennoch wird der Schritt zu einem vollständig automatisierten Prozess in der Verwaltung oft noch mit Skepsis begleitet. Die Erfahrung der ekom21 zeigt, dass die Anbindung einer Leistung an das ePayment als Türöffner für die Anbindung weiterer Dienste fungiert. Es entstehen Skalierungseffekte aufgrund von standardisierten Prozessen, durch welche die Komplexität im Haushalt – trotz steigender Fallzahlen – bewältigt werden kann. Aufgrund dieser Effekte wird die Digitalisierung der Verwaltung für die Bürger*innen und Verwaltungsmitarbeitende spürbar.

Eine durchgehende Integration als Lösung

Es zeigt sich deutlich, dass fehlende Standards die Entwicklung von vollständig digitalen Prozessen erschweren und dies einen stärkeren Austausch der ePayment-Entscheider*innen erfordert. Zukünftig werden die beschriebenen Schwerpunkte durch einen europäischen Einfluss auf die Verwaltung geprägt sein. Insbesondere der Zahlungsmix der Zukunft wird eine Internationalisierung erleben, begünstigt nicht zuletzt durch die Entwicklungen im Bereich von digitalem Zentralbankgeld und dem Markt der Kryptowährungen.

Je komplexer die Herausforderungen werden, desto wichtiger sind durchgehend digitale Haushaltsprozesse. Dies setzt die Anpassung des Frontends (Onlinedienste), der dahinterliegenden Fachverfahren und des rahmengebenden Verwaltungsrechts voraus. Unter diesen Voraussetzungen wird die Umsetzung einer End-to-End-Digitalisierung, wie sie das OZG 2.0 – als Weiterentwicklung des OZG – anstrebt, möglich.