Inventive FRC – Finance: Wie Chatbots das Management-Reporting im Controlling revolutionieren

Capgemini Invent adressiert die CxO Daten-Strategie und unterstützt seine Kunden bei der datengetriebenen Wertschöpfung.

Mit Inventive Finance, Risk & Compliance (Inventive FRC) meistern wir die Herausforderungen der Finanz-, Risiko- und Compliance-Funktion im Finanz-Sektor. Dieser Blog-Artikel fokussiert auf Finance.

Reporting in Echtzeit stellt die klassische Controlling-Funktion vor Herausforderungen

Die Controlling-Abteilung spielt als Business Partner eine zentrale Rolle in der Unternehmensführung – insbesondere, um bei Bedarf frühzeitig Maßnahmen zu initiieren, die zur Erreichung der Unternehmensziele notwendig sind. Hierzu benötigt es eine konstante Überwachung der Ist-Zahlen gegen die Plan-Zahlen, die in einem transparenten, flexiblen und adressatengerechtem Reporting münden. Doch dies ist in der Praxis meist gar nicht so einfach.

Klassische Reportingprozesse benötigen Zeit – besonders bis sämtliche Daten verarbeitet, zusammengeführt, ausgewertet und abgestimmt wurden, vergehen häufig mehrere Arbeitstage. Aufgrund der Komplexität der Daten sowie der eingesetzten Systeme wird zudem ein gewisses Know-how benötigt, um kurzfristig gezielte Auswertungen durchführen zu können. Gerade bei zeitkritischen Anfragen kann der Anspruch des Managements nicht immer erfüllt werden. Darüber hinaus fordert eine zielgerichtete Unternehmenssteuerung nicht nur ad-hoc Analysen interner Daten, sondern auch die Einbeziehung externer wirtschaftlicher Kennzahlen.

Gut konzipierte Chatbots unterstützen Controllingprozesse, indem sie die Bearbeitung von ad-hoc Reportinganfragen revolutionieren.

Chatbots bilden die Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine

Chatbots sind eine KI-basierte Software, die ein Gespräch in natürlicher Sprache mit Nutzern über Webseiten oder Apps mit einem technischen System simulieren können. Durch Natural Language Processing (NLP) und Kontextsensitivität sind viele Unterhaltungen mit Chatbots oft kaum von rein menschlichen Interaktionen zu unterscheiden.

Sie ermöglichen technisch nicht versierten Mitarbeitern schnellen und einfachen Zugriff auf relevante Daten – ohne einen Kollegen um Hilfe bitten zu müssen. Der Einsatz von Chatbots unterstützt den freien Informationsfluss in Unternehmen sowie die Reduktion manueller Datenexport- und Analyseaufwände.

Besonders im Controlling-Umfeld bieten Chatbots zahlreiche Möglichkeiten jederzeit, schnell und unkompliziert Informationen bereitzustellen. Sie greifen dabei auf aktuelle und historische Reportingdaten zurück und reichern diese bei Bedarf mit externen Daten, wie zum Beispiel aktuellen Währungskursen, Zinskurven oder Ratinginformationen an.

Use Cases – Chatbots unterstützen im Echtzeit-Reporting und bei ad-hoc Anfragen

Doch wie kann ein Chatbot in der Praxis nun eingesetzt werden? Angenommen das Management benötigt kurzfristig – zum Beispiel mitten in einem Meeting – aktuelle Kennzahlen und Informationen. Chatbots können direkt auf verschiedene Systeme und Datenbanken zugreifen, um die relevanten Daten abzurufen und sie auf Anfrage in kürzester Zeit bereitzustellen. Somit hat das Management Zugang zu hoch personalisierten Datenexporten, die auf die spezifischen Anforderungen abgestimmt sind.

Folgende beispielhafte Anfragen können vom Chatbot bearbeitet werden:

• „Zeige mir den Umsatz nach Segment YTD.“
• Folgefrage: „Zeige mir den Vergleich mit 2019.“
• „Zeige das Segmentergebnis 2019 mit den heutigen Währungskursen.“

Darüber hinaus kann der Chatbot durch die Integration von externen Marktdaten dem Management einen deutlichen Mehrwert verschaffen. Beispielsweise ermöglicht die Berücksichtigung von Zinskurven oder Ratingnoten eine bessere Einschätzung der wirtschaftlichen Lage. Marktdaten werden kurzerhand gelesen, verstanden und richtig interpretiert. Erforderliche Maßnahmen werden schneller identifiziert und die Unternehmenssteuerung nachhaltig verbessert.

Chatbots können auch für Benchmarkingzwecke genutzt werden, indem Informationen über relevante Wettbewerber in Echtzeit zusammengestellt, analysiert und diese in direktem Vergleich zum eigenen Unternehmen gesetzt werden:

• „Wie sieht unsere Eigenkapitalentwicklung der letzten Jahre im Vergleich zum direkten Wettbewerb aus?“
• „Zeige mir alle relevanten Liquiditätskennzahlen im Vergleich zum Unternehmen XY.“

Chatbots bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten im Reportingumfeld Kundenservice. Wie aus unseren Use Cases ersichtlich wird, ermöglicht der gezielte Einsatz von Chatbots dem Management einen transparenten Blick auf die Unternehmensentwicklung, eine verbesserte Entscheidungsqualität und ein fundiertes Reporting – flexibel, adressatengerecht und in Echtzeit.

Vielen Dank an die Co-Autoren Daria Moshkina, Jessica Kolla und Arlo Krämer.