Die Zukunft der Kollaboration mit Microsoft 365

Die Arbeitswelt ist kollaborativer, flexibler und modernen geworden. Um im Rennen um die Ausstattung der Arbeitsplätze vorne zu bleiben, führt Microsoft dieses Jahr einige interessante Workplace Innovationen ein.

Der Arbeitsplatz war einmal ein physischer Ort, den Mitarbeiter allmorgendlich bereisten, um Ihre Arbeit erledigen zu können. Er war Mittel zum Zweck mit dem einzigen Anspruch, die Verrichtung des Berufs zu ermöglichen.

Technologieaffine Mitarbeiter, globale Vernetzung und eine flexiblere Arbeitskultur haben den Arbeitsplatz und dessen Bedeutung jedoch nachhaltig verändert. Strategische Leitworte wie Kollaboration, Automatisierung, Innovation, und Effizienz werden nun eng mit dem Arbeitsplatz verbunden. Die innovativen Tech-Unternehmen sind nicht ohne Grund auch in diesem Bereich Vorreiter. Für sie ist der Arbeitsplatz ein wichtiger Teil der Employee Experience und ein strategischer Pfeiler für wirtschaftlichen Erfolg.

Größere Konkurrenz und schnellere Innovation

Über Jahrzehnte hat Microsoft den Wettbewerb um den Arbeitsalltag dominiert. Lange galt Office als die einzig praktikable Kollaborationssuite – evtl. flankiert von Drittanbietern wie Slack oder Confluence. Mit wachsender Bereitschaft Anwendungen in die Cloud zu migrieren, wächst nun aber auch das Interesse an Google Workspace.

Dieses kompetitivere Marktumfeld führt dazu, dass die Anbieter ihre Innovationskraft steigern müssen, sodass Kunden sich 2020 auf einige neue Features und Funktionen freuen können. Dieser Artikel beschreibt Innovationen bei Microsoft, denn neben neuen Funktionen bspw. in Teams hat Microsoft auch neue Dateiformate und Dokumente vorgestellt: Microsoft Lists und das Fluid Framework.

Die ganzheitliche Arbeitsmanagement-Lösung

Microsoft Lists wurde auf der Microsoft Build 2020 Developer Conference im Mai 2020 als Evolution von SharePoint Lists vorgestellt. Mit der neuen M365 Anwendung können Nutzer Informationen und Aufgaben erstellen, teilen und tracken. Microsoft Lists wird als „kollaborativ, einfach und integriert“ beschrieben, da die App mit SharePoint, Outlook und in Teams verwendet werden kann.

Nutzer können sich Lists als eine no-code Arbeitsmanagement App vorstellen, mit der bspw. Events oder Inventarlisten erstellt, aktualisiert und geteilt werden können. Dafür gibt es vorgefertigte Templates mit Arbeitsabläufen wie Projektplanung oder Eventkalender.

Damit wichtige Informationen auf einen Blick erfasst werden können, gibt es vier Anzeigemodi: Grid, List, Gallery, and Calendar. Interessant ist v.a. die Gallery Ansicht, die Zeilen als individuelle Karten darstellt, um Elemente besser vergleichen zu können. Für Listen mit Zeitangaben eignet sich die Calendar Ansicht. Um Interaktivität zu fördern, gibt es die Möglichkeit regelbasierte Aktionen auszulösen. So kann eine Nutzergruppe automatisch benachrichtigt werden, wenn bspw. neue Zeilen hinzugefügt werden.

Der Unterschied zu bekannten Lösungen wie Microsoft To Do oder Planner ist, dass sich To Do an einzelne Nutzer richtet und im Planner v.a. Aufgaben verteilt werden, während Lists als ganzheitliche Arbeitsmanagement-Lösung gesehen wird. Mit Lists integriert Microsoft weitere Funktionen in die 365 Suite und macht Angebote von Drittanbietern immer entbehrlicher. So soll M365 als holistische Plattform positioniert und deren Zukunftsfähigkeit gesichert werden. Ein breiterer roll-out ist bis Ende des Jahres geplant, dann soll auch die mobile App verfügbar sein. Aktuell ist nur eine preview Version für iOS verfügbar. ^[2]

Office Bausteine revolutionieren Kollaboration

Das Fluid Framework wurde auf der Build 2019 angekündigt und ist im Mai 2020 in einer öffentlichen Beta Version Bildungs- und Unternehmenskunden zur Verfügung gestellt worden. Microsoft Fluid ist eine neue Technologie, die eine fundamental neue Kollaboration ermöglichen soll: leichter, flexibler und anpassungsfähiger als zuvor.

Ein wichtiger Teil des Frameworks sind „Fluid Components“. Diese können als Bausteine beschrieben werden, die unterschiedlichste Formen annehmen und in verschiedenen M365 Anwendung verwendet werden können. So können Teammitglieder Fluid Texte, Tabellen oder Diagramme gleichzeitig und in unterschiedlichen Anwendungen bearbeiten.

Das Fluid Framework soll traditionelle Dokumente nicht ersetzen, doch das Wiederverwenden von Inhalten in Microsoft 365 revolutionieren. Damit relativiert Microsoft auch die bisher größte Stärke von Google Workspace und zieht bezüglich Echtzeit-Kollaboration auf unterschiedlichen Dokumenten mindestens gleich auf.

Mit Fluid Components soll auch die Mitarbeiterproduktivität gesteigert werden, da mühseliges Aktualisieren, Übertragen oder Versenden von Informationen praktisch nicht mehr nötig sein wird. Man überlässt den Nutzern in welcher Applikation sie arbeiten möchten und stellt die produktive Arbeit in den Vordergrund.

Noch ist Microsoft am Beginn der Fluid Revolution, doch das Framework soll durch weitere Komponenten und einen stärkeren Einsatz von künstlicher Intelligenz erweitert werden. Der aktuelle roll-out beschränkt sich zunächst auf Office.com und Outlook on the web, Ende des Jahres soll das Fluid Framework auch in Teams integriert werden. Endgültiges Ziel ist die Integration der Components in alle Apps wie Word, PowerPoint oder Excel. Eine weitere Neuheit ist auch, dass Microsoft das Fluid Framework unter eine Open-Source-Lizenz stellt, womit Entwicklern ermöglicht wird, Schlüsselelemente des Fluid Frameworks für eigene Applikationen zu verwenden.

Der digitale Arbeitsplatz verdient eine moderne Strategie

Capgemini Invent unterstützt Kunden bei allen Fragen zum digitalen Arbeitsplatz und bietet Strategie, Vision sowie Umsetzung aus einer Hand. Mit einem spezialisierten Team begleiten wir unsere Kunden bei komplexen Transformationsprogrammen. Unsere Digital Workplace Accelerators beinhalten, z.B.:

• Standardisierte Reifegradbewertung Ihres digitalen Arbeitsplatzes, um Optimierungspotenziale effizient zu identifizieren
• Erhebung der technischen Arbeitsplatzanforderungen durch Umfragen, Workshops und/oder individuellen Interviews
• Fit-Analyse von Kollaborationsplattformen wie Google Workspace und M365 auf Grundlage der individuellen Arbeitsplatzstrategie
• TCO-, NPV- und ROI-Berechnungen von Arbeitsplatzinvestitionen in Hard- und Software, Schulungen und Datenmigration
• Identifizierung von Anwendungsfällen und Lösungen zur Verbesserung Employee Experience
• Entwurf eines Cloud- (oder Hybrid) Betriebsmodells sowie Planung und Durchführung der Nutzer- und Datenmigration
• Change- und Kommunikationsmaßnahmen zur Vorbereitung der Mitarbeiter auf agile und nachhaltige Veränderungen der Arbeitsweise im Unternehmen
• Schulungen zur Nutzung der neuen Lösungen, Anwendungen oder Systeme um die Benutzerakzeptanz zu fördern
• Definition der Arbeitsplatzgovernance Verantwortlichkeiten, Prozesse und Richtlinien zur Erleichterung des Austauschs und der Abstimmung
• Entwurf der Arbeitsplatzarchitektur und des Betriebsmodells (Target Operating Model) unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele

Vielen Dank an Gianmarco Steinhauer für die Unterstützung bei der Erstellung des Blogartikels.

[1] https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/announcing-microsoft-lists-your-smart-information-tracking-app/ba-p/1372233

[2] https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/microsoft-lists-announcements-at-microsoft-ignite-2020/ba-p/1695384  

[3]  https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/05/19/microsoft-teams-fluid-framework-new-microsoft-365/