Virtual Working: der Vergleich von: Microsoft Office 365 & Google G Suite

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Wie wir in unserem Blog-Beitrag über unsere 10 goldenen Regeln für virtuelle Zusammenarbeit bereits beschrieben haben, ist es essenziell, dass Unternehmen in dieser Zeit auf ihren etablierten Tools aufbauen und sich deren volles Potenzial zu Nutze machen.

Die bekanntesten Lösungen im Bereich des Digital Workplace und der kollaborativen Zusammenarbeit von Unternehmen sind Office 365 von Microsoft (ab April 2020 Microsoft 365) und die G Suite von Google. Beide decken ein breites Spektrum an Anwendungen ab, die das Arbeiten, die Kommunikation und die Kollaboration innerhalb eines Unternehmens, aber auch zwischen Unternehmen, vereinfachen. Beide Anbieter bieten ähnliche Hauptfunktionen an. Diese sind jedoch in ihrem Aufbau verschieden, sodass keine der beiden Office-Suites direkt der anderen vorgezogen werden kann.

Im Folgenden haben wir eine Zusammenfassung erstellt, die die wichtigsten Informationen der beiden größten Digital Workplace Lösungen aufzeigt, und deren Stärken und Schwächen vergleicht.

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Abbildung 1: Office 365 vs. Google G Suite

Vorteile von Office 365

Generell lässt sich festhalten, dass bei der Implementierung von Office 365 ein reibungsloser Übergang in eine vertraute Umgebung gewährleistet wird. Die kollaborative Cloud Office-Suite bietet hierbei mit MS Teams verschiedene Möglichkeiten für Ihr Projektmanagement und die Zusammenarbeit Ihrer Belegschaft.

Vertraute Benutzererfahrung – In vielen Büros sind die Anwendungen von Microsoft Office wie Word, PowerPoint und Excel bekannt. Die Nutzung der Cloud-Anwendungen erfordert daher kaum eine Umstellung der Mitarbeiter. Es besteht die Möglichkeit, die verschiedenen neuen Funktionen und Tools von Office 365 zu verwenden ohne auf die gewohnten Desktop Applikationen der täglichen Arbeit zu verzichten.

Kontinuierliche IT-Transformation – Die On-Premises Produkte und Tools der Office-Familie sind eng verwandt mit ihren Cloud-Äquivalenten. Durch die Verwendung von Office 365 in der Cloud, werden Kapazitäten frei, welche dann für die Kerntätigkeiten des Unternehmens verfügbar sind. Zudem ermöglicht Office 365 eine Vielzahl an Möglichkeiten im Bereich der Kollaboration, welche durch „remote“ Arbeit (z.B. dem Home-Office) an Bedeutung gewinnt.

Vorteile von G Suite

Die Nutzung der Google G Suite stärkt eine umfassende Transformation hin zu digitalen Arbeitsplätzen. Das “look and feel” unterscheidet sich zwar von den eventuell gewohnten Office-Anwendungen, bringt jedoch mehrere Vorteile mit sich.

User Experience – Mit der Google G Suite schaffen Sie eine minimalistische und vollständige Integration von Produktivitätstools in einer Plattform. Diese bietet sowohl eine zuverlässige Lösung als auch robuste Funktionen mit minimalen Ausfallzeiten und kontinuierlichen Updates. Insbesondere der Aspekt der reibungslosen Kollaboration ist ein starkes Argument für das Produkt von Google. Durch die G Suite veränderte Arbeitsweisen sorgen für mehr Transparenz, Mobilität und eine insgesamt bessere Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens.

Einfache Verwaltung von IT-Assets – G Suite Produkte benötigen keine lokalen Updates, da diese vollkommen cloud-basiert funktionieren. Außerdem ist die Nutzung unabhängig von den Endgeräten. Alle Anwendungen sind über Ihren Browser (Chrome) erreichbar und in voller Funktion nutzbar. Zudem entfällt die Verwaltung von weiteren lokalen Dateiservern, die Notwendigkeit eigener Backups sowie Überlegungen zur Skalierbarkeit Ihrer Systemlandschaft.

Nachteile der jeweiligen Lösungen

Neben den genannten Vorteilen von Office 365 und der G Suite, birgt die Wahl für eine der Umgebungen auch Risiken bzw. Herausforderungen:

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Tabelle 1: Nachteile von Office 365 und Google G Suite.

Fazit

Wie Sie anhand der nun aufgezeigten Stärken und Schwächen von Office 365 und G Suite sehen, gibt es vielfältige Gründe, die für beide Umgebungen sprechen – das Für und Wider muss also sorgfältig abgewägt werden. Unternehmen sollten bei Ihrer Wahl zudem auf die Unterschiede des Lizenzmodells und die dadurch entstehenden Kosten achten. MS Teams, und die G-Suite Enterprise Edition selbst sind bis Ende 2020, bzw. Ende Juni 2020, kostenlos. Daher ist jetzt der ideale Zeitpunkt sich mit der Zukunft der firmeneigenen digitalen Arbeitsplätze auseinanderzusetzen.

Bei konkreten Fragen bzgl. optimaler virtueller Working und Digital Workplaces steht Ihnen unser Experte Benjamin Nickel gerne zur Verfügung.

Vielen Dank an die Co-Autoren Billie Jeurink und Thierry Schluep für die Erstellung dieses Artikels.


Über den Autor Benjamin Nickel:

Seit 2016 ist Benjamin bei Capgemini Invent im Bereich Future of Technology tätig und unterstützt hier Kunden aus unterschiedlichsten Branchen bei der Konzeption und Implementierung digitaler Transformationen.

Als Experte für das Thema „Digital Workplace“ arbeitet er gemeinsam mit seinem Team daran, unsere Kunden beim Aufbau einer modernen und sicheren IT-Arbeitsinfrastruktur zu unterstützen. Hierbei geht es vor allem darum, eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie auszuarbeiten, geeignete Tools zur virtuellen Kollaboration auszuwählen und auch damit verbundene Change Prozesse zu begleiten.

Branchenkenntnisse: Automotive, Additive Manufacturing, Retail, Konsumgüter, Pharma & Infor-mations- und Kommunikationstechnik

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