10 Goldene Regeln für virtuelle Kollaboration

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Unsere 10 goldenen Regeln für virtuelle Kollaboration – Nutzen Sie die Technologie, die Sie bereits haben, um im Home Office bestmöglich mit Ihren Teamkollegen zusammen zu arbeiten!

Tools zum Remote Arbeiten

  1. Verwenden Sie das vorhandene und gewohnte Equipment Ihres Unternehmens (Laptop, Headset, Office365, etc.)

Auch wenn digitale Gadgets wie AR/VR-Brillen die Zusammenarbeit erheblich verbessern können, so benötigen diese auch eine gewisse Einarbeitungszeit und sind mit nicht zu unterschätzenden Kosten verbunden. Vertrauen Sie bei kurzfristigen Notwendigkeiten auf die in Ihrem Unternehmen verbreiteten Tools.

  1. Seien Sie vorbereitet – Machen Sie sich mit Ihren Tools vertraut (z.B. die verschiedenen Apps von Office365)

Informieren Sie sich, welche Tools es bereits in Ihrem Unternehmen gibt und wie Sie diese optimal nutzen können. Z.B. wie Sie Termine zu Skype-Calls umwandeln können, wie Sie Dokumente verschicken können und wie Sie mit Ihren Kollegen unkompliziert kommunizieren können.

  1. Falls vorhanden, nutzen Sie ein Kollaborations-Tool (z.B. MS Teams) zur gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten

Kollaborations-Tools wie MS Teams können die Zusammenarbeit von virtuell arbeitenden Teams erheblich erhöhen. Neben gemeinsamen Arbeitsräumen und Dokumentenablagen bieten diese häufig auch die Möglichkeit, gleichzeitig mit mehreren Personen an einem Dokument oder virtuellen Whiteboards zu arbeiten.

  1. Aktivieren Sie Ihre Kamera nach Möglichkeit für alle Anrufe – schaffen Sie Nähe, auch wenn Sie räumlich getrennt voneinander sind

Bei einer Umstellung auf virtuelle Zusammenarbeit sollte der soziale Aspekt nicht unterschätzt werden. Die Aktivierung Ihrer Kamera erleichtert die Zusammenarbeit erheblich und ermöglicht die Stimmung und Rückmeldungen Ihrer Kollegen besser einzuordnen. Doch achten Sie darauf, Ihr Mikrofon in Meetings auf stumm zu schalten, wenn Sie keinen Redebeitrag leisten, um störende Nebengeräusche zu vermeiden.

  1. Hinterfragen Sie Ihre Gewohnheiten – Die Nutzung von Onlinediensten wie z.B. YouTube via VPN-Verbindungen kann die Bandbreite Ihres Unternehmens vor große Herausforderungen stellen

Auch wenn viele Unternehmen schon länger Homeoffice ermöglichen, so kann die abrupte Steigerung von Zugriffen und Abfragen die Infrastruktur Ihres Unternehmens an seine Grenzen bringen. Hinterfragen Sie daher proaktiv Ihr Verhalten und wechseln Sie beispielsweise bei YouTube-Videos auf ein privates Gerät (z.B. Ipad oder privater Laptop).

Haltung & Denkweise

  1. Steigern Sie die Interaktionen in virtuellen Terminen mithilfe von Echtzeit-Feedback-Anwendungen wie Kahoot, Klaxoon, Mentimeter, etc.

Durch innovative Echtzeit-Feedback-Anwendungen können Sie die Interaktivität Ihrer Präsentationen oder Meetings drastisch erhöhen. Erstellen Sie Umfragen, erfassen Sie aktuelle Stimmungen oder erbauen Sie Wortwolken – so sorgen Sie für eine gesteigerte Aufmerksamkeit und Engagement. Da diese Tools meistens ohne vorherige Registrierung und Installation nutzbar sind, können diese unkompliziert von allen Teilnehmern verwendet werden.

  1. Setzen Sie gleich zu Beginn Erwartungen und kommunizieren Sie offen, dass die virtuelle Zusammenarbeit von den Teilnehmern mehr verlangt als physische Termine

Virtuelle Termine benötigen eine erhöhte Abstimmung und eine verstärkte Beteiligung aller Teilnehmer. Im Gegensatz zu physischen Terminen kann sich jeder Ihrer Kollegen in unterschiedlichen Situationen befinden und eventuell nicht frei sprechen. Eine direkte und offene Kommunikation der Erwartung und der jeweiligen Situation ist daher unabdingbar.

  1. Handeln Sie als Botschafter und unterstützen Sie Ihre Kollegen, indem Sie Ihre Erfahrungen teilen

Sie sind bereits ein Experte von Teams, Mentimeter und Co.? Super! Nutzen Sie Ihr Wissen, erstellen Sie proaktiv Anleitungen und unterstützen Sie Ihre Kollegen bei der Nutzung interaktiver und kollaborativer Tools.

  1. Legen Sie einen Moderator für virtuelle Termine und Workshops fest, der mit den verfügbaren interaktiven Tools vertraut ist und die Teilnehmer leiten kann

Damit interaktive Termine auch virtuell ohne große Unterbrechungen und Wartezeiten abgehalten werden können, bietet es sich an, eine geschulte Person für die Durchführung interaktiver Abschnitte im Voraus festzulegen.

  1. Nehmen Sie nichts für selbstverständlich – testen Sie Ihre Tools unter realen Bedingungen und denken Sie immer an einen Plan B

Auch wenn Ihre digitalen Anwendungen theoretisch ohne Probleme laufen sollten, kann es gerade bei ausgelasteten Netzwerken zu Verbindungsabbrüchen oder Problemen bei der Übertragung kommen. Für diesen Fall ist es empfehlenswert, schnell eine adäquate Alternative zur Hand zu haben.

In den kommenden Tagen werden wir weitere detaillierte Beiträge veröffentlichen, die Ihnen und Ihrem Unternehmen den Weg in die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern sollen. Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Experten Marc Gruber für Digital Workplaces und virtuelle Kollaboration wenden.

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