Digitale Kollaborationsformate verändern den beruflichen Alltag – Wie Unternehmen erfolgreich virtuelle Zusammenarbeit etablieren können

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Virtuelle Zusammenarbeit gewinnt immer mehr an Bedeutung und stellt die Unternehmen gleichzeitig vor große Herausforderungen.

Die Anzahl der Unternehmen, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen  remote zu arbeiten stieg in den letzten Jahren kontinuierlich. DAX-Konzerne, Mittelstand und Kleinunternehmen reagieren zunehmend auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter. Doch ging mit der Möglichkeit des ortsunabhängigen Zugriffes auf die Firmennetzwerke auch die Nutzung neuer Zusammenarbeitsformate einher? Nutzen die Unternehmen das volle Potential dessen, was der Markt an digitalen Kollaborationsformen bereitstellt?  Unter virtueller Zusammenarbeit verstehen wir mehr als Skype Calls aufzusetzen oder auf einem gemeinsamen Laufwerk Änderungen in einer Power Point Unterlage vorzunehmen.
Der Bedarf virtuelle Zusammenarbeit im Unternehmen langfristig zu etablieren gewinnt kontinuierlich an Bedeutung, denn Vorgaben zu kostenorientierte Reiserichtlinien, der ökologische Footprint von Firmen und Privatpersonen haben das Thema zuletzt stark gepusht. Jedoch: Der Bedarf zu Handeln war noch nie so stark wie heute.

Virtuelle Zusammenarbeit mindert keineswegs die Produktivität eines Unternehmens – Das Gegenteil ist der Fall. Hierfür ist das Nutzen und Anwenden von Kollaborationstools notwendig, die den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten virtuell an digitalen Whiteboards zusammen zu arbeiten, gemeinsam  Dokumente zu bearbeiten und ihre Linien- und Projektarbeit virtuell fortzuführen. Um die Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit auszuschöpfen müssen Unternehmen eine stabile Infrastruktur aufbauen, ein digitales Mindset im Unternehmen verankern, eine auf Vertrauen basierende Führungskultur etablieren, digitale Fähigkeiten fördern und die Zusammenarbeit auf ein nächstes Level heben.

Die Chancen der virtuellen Zusammenarbeit dauerhaft nutzen, um zukünftig die Arbeitsfähigkeit der Unternehmen zu gewährleisten

Schaffen es die Unternehmen aus der aktuellen Not eine Tugend zu machen, dann bedeutet diese Phase des Lernens eines ganz sicher: Einen klaren Wettbewerbsvorteil für die Zukunft. Wie also können Unternehmen diese sich aufdrängende Chance am besten nutzen?

Wie so oft, braucht es am Anfang den Mut, neue Dinge auszuprobieren und Fehler einzugestehen und  zu akzeptieren. Ein starkes Kommitment der obersten Führungsebenen für diese neue Arbeitsweise und das Ausüben einer Vorbildfunktion in der Anwendung und Einforderung dieses neuen Ansatzes, bewirkt wahre Wunder.

Wir sehen also große Chancen für Unternehmen die Art wie sie miteinander Arbeiten nachhaltig zu verändern, somit zeitgleich auch auf die Bedarfe der Mitarbeiter einzugehen und als Arbeitgeber die eigene Attraktivität zu steigern.
Die Devise lautet also: Warten Sie nicht auf die perfekte Lösung, deren  Prozesse bis in das kleinste Detail abgestimmt sind, sondern packen sie die Dinge JETZT an. Denn Unternehmen, die jetzt starten, haben eine steile Lernkurve und werden langfristig erfolgreicher arbeiten.

digitale Kollaboration Capgemini Invent

Voraussetzungen zur Einführung und Etablierung der virtuellen Zusammenarbeit – let’s get started now

Wie so oft ist aller Anfang schwer: Wie funktioniert eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit? Welcher Voraussetzungen bedarf es und wie starte ich?

Grundvoraussetzung: Eine digitale Infrastruktur und die richtigen Tools

Von überall auf das Unternehmensnetzwerk zuzugreifen und das mit einer stabilen Verbindung ist leider noch nicht in jedem Unternehmen selbstverständlich – jedoch eines der Must-haves um erfolgreich virtuell zusammenzuarbeiten. Ein weiterer Punkt  der unter digitale Infrastruktur fällt, ist die Nutzung der richtigen Tools denn der Fokus trotz der räumlichen Trennung liegt auf der Zusammenarbeit die so realitätsnah wie möglich gestaltet werden soll. Diverse Anbieter sind mit etablierten Angeboten bereits auf dem Markt: Microsoft Teams, Slack, Asana, Jira, Trello, SharePoint oder Deon sind nur einige Beispiele hierfür. Visuelle Kollaborationstools bieten die Möglichkeit an unterschiedlichen Dokumenten gemeinsam und zeitgleich zu arbeiten, online Whiteboards ersetzen das klassische Flipchart, virtuelle Räume bieten nahezu unendliche Möglichkeiten kreativ und interaktiv miteinander zu arbeiten, Live-Votings, ad-hoc Umfragen binden alle Teilnehmer aktiv in die Zusammenarbeit ein. Durch diese und noch viele weitere Funktionen kommt das virtuelle Arbeiten dem Arbeiten in einem gemeinsamen Büro unfassbar nah, wodurch die Effizienz abermals gesteigert werden kann.

Starkes Kommitment und das richtige Erwartungsmanagement

Die langfristige Etablierung der virtuellen Zusammenarbeit steht im Vordergrund, deshalb sind starke  Ambassadeure und ein Vorleben in den Führungsetagen aller Hierarchieebenen gefragt. Ein klares Kommitment und ein klares Erwartungsmanagement ist entscheidend. Führungskräfte müssen sich selbst und ihre Mitarbeiter für die neue Art und Weise des Arbeitens begeistern können, Neugier entfachen und Spaß an der Zusammenarbeit finden. Dabei ist natürlich Unterstützung, Kommunikation und ein hohes Vertrauen unerlässlich.

Eine Besonderheit sei an dieser Stelle noch zu erwähnen: Die Vielfalt an technischen Möglichkeiten sowie die große Herausforderung trotz der räumlichen Distanz, Nähe und Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen erfordert zwei Dinge: Gute Moderation und eine gute, professionelle Vorbereitung des anstehenden Meetings oder des virtuellen Workshops.

Einfach machen ist die Devise

Im Kleinen anzufangen ist der zu wählende Ansatz und nicht erst große Strategien über Wochen aus zu arbeiten. Daher gilt es, im Unternehmen zu identifizieren, welche Tools es bereits gibt, werden diese regelmäßig benutzt, haben die Mitarbeiter Zugang zu diesen Tools und wissen sie, wie die Tools zu verwenden sind und welche Möglichkeiten diese bieten?
Der nächste Schritt ist das Vorhandensein der Tools zu kommunizieren und – viel wichtiger –die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um Mitarbeiter für die Benutzung der Tools zu befähigen – und das natürlich virtuell. Dazu gehört Flexibilität, aber diese muss in Zeiten von Agilität und Organizational Dexterity zwangsläufig gefördert werden. Tool Ambassadeure runden die Erfolgsgeschichte ab und auch hier spielt das Thema Kommitment und das sharen von Good/Best Practices eine große Rolle.

Virtuelle Zusammenarbeit als Wachstumsmöglichkeit für Unternehmen

Virtuelle Zusammenarbeit heißt nicht nur in den alltäglichen Arbeitsprozessen zusammenzuarbeiten, sondern auch Workshops (von Meetings, über kleine bis hin zu Großgruppen Workshop Formaten mit mehr als 200 Teilnehmern) virtuell durchzuführen. Wie soll das funktionieren? Die Antwort lautet: bedürfnisorientiert, mit dem richtigen Mindset, den geeigneten Tools sowie guten Moderationsfähigkeiten, und einer exzellenten Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung. Die Vorteile virtueller Workshops und Meetings liegen auf der Hand: Durch die Einsparung von Reisekosten und -zeit lässt sich die Effizienz der Teams deutlich steigern. Die Etablierung virtueller Zusammenarbeit sollte deshalb auf der strategischen Agenda stehen.  Unternehmen müssen sich weiterentwickeln um  für die Zukunft gerüstet zu sein, denn dies steigert nicht nur die Attraktivität auf dem Markt dauerhaft, sondern auch die Attraktivität intern für die eigenen Mitarbeiter steigt spürbar.
Es ist wichtig eine Balance zwischen der auf Distanz stattfindenden virtuellen Kollaboration und der digitalen Zusammenarbeit von Teammitgliedern zu finden. Der Schlüssel zum Erfolg ist die richtige Nutzung von geeigneten Technologien und Tools, deren Orchestrierung und der begleitete Mindset Change im Unternehmen.

Vielen Dank an den Co-Autoren Jan Gerken und Justine Walther für die maßgebliche Erstellung dieses Blogbeitrages.

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