Automatisierung skaliert – Eine erfolgreiche Transformation

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Viele Unternehmen scheitern daran, Automatisierungstechnologien wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA) oder Robotic Desktop Automation (RDA) erfolgreich zu integrieren und die damit verbundenen Vorteile zu realisieren. Um das gesamte Potential der Automatisierung End-to-End zu entfalten, bedarf es einer gezielten Verknüpfung von Strategie und Implementierung

Oftmals veranlassen Unternehmen Automatisierungsinitiativen ohne ein klares Zielbild definiert zu haben und scheitern daran, die damit einhergehenden Erwartungen mit umsetzbaren Ergebnissen zu realisieren. Durch die Vision, möglichst kurzfristig Vorteile in Form von Ersparnissen oder Qualitätssteiggerungen zu erzielen, werden Ressourcen eingestellt, Lizenzen für Automatisierungstools erworben und Infrastrukturen aufgebaut. Mit Investitionen in Ressourcen sowie Soft- und Hardwareaufbau steigen gleichzeitig die Erwartungen des Managements und somit der Druck auf die Initiative. Das aufgebaute Konstrukt kann den Erwartungen jedoch in diesem Fall nicht Stand halten, da kein Fundament zur erfolgreichen Automatisierung gewährleistet wurde. Die Frage an dieser Stelle ist: Wie können Unternehmen es schaffen, ihre bereits getätigten Investitionen so umzustrukturieren, damit kein Neustart erforderlich ist und Automatisierung erfolgreich skaliert werden kann?

Die Verknüpfung einer strategischen Ausrichtung und praktischer Implementierung ermöglicht eine effiziente Transformation bestehender Strukturen

Um eine erfolgreiche Umstrukturierung geschaffener Ressourcen zu erreichen und somit den gestiegenen Erwartungen an die Automatisierungsinitiative gerecht zu werden, bedarf es einer differenzierten Vorgehensweise. Dies liegt insbesondere an der großen Vielfalt von Automatisierungstechnologien. So gibt es neben RPA und RDA ebenso intelligente Technologien, wie beispielsweise Chat- und Voicebots, Intelligent Character Recognition (ICR) und Process Mining, die unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen. Zu Beginn einer jeden Umstrukturierung sollten somit vorhandene Entwicklungsstände und Infrastrukturprobleme anhand einer Ursachenanalyse aufgedeckt werden. An diesem Punkt ergibt sich jedoch die Herausforderung, die erkannten Probleme zielgerichtet zu lösen. Hierbei soll ein Ansatz helfen, der das strategische Konzept der Automatisierung sowie dessen technische Umsetzung miteinander verknüpft.

Die Validierung eines sogenannten Target Operating Models (TOM) bildet dabei die strategische Ausrichtung der Automatisierung. Das TOM soll den gewünschten Zustand aller operativen Prozesse der Automatisierung beschreiben und erschafft somit ein Fundament, um Skaleneffekte in der Zukunft nutzen zu können. Außerdem werden bereits etablierte Prozesse und Infrastrukturen überarbeitet, wodurch die Kompetenzen des Unternehmens forciert werden. Dies wird beispielsweise durch den Aufbau neuer Rollen und der Etablierung von Standards in der Entwicklung bewerkstelligt.

Gleichzeitig dienen Implementierungs- und Architekturexperten dazu, die bereits vorhandenen Ressourcen bei der technischen Umsetzung von Automatisierungslösungen zu unterstützen. So wird sicher gestellt, dass die Mitarbeiter jederzeit fachkundige Ansprechpartner bei der Bewältigung von Schwierigkeiten und Entwicklungsstörungen haben.

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Transformationsverfahren vorhandener Automatisierungsstrukturen

Das Target Operating Model bildet das Fundament einer jeden Automatisierungsinitiative

An erster Stelle des Verfahrens steht die genaue Ausgestaltung des TOMs, welches sich anhand folgender fünf Dimensionen definieren lässt:

  • Organisation – Die Erstellung eines umfassenden Rollenkonzepts mit Profilen und Aufgabenbereichen sowie ein Set-up der Orgnisationsstruktur bilden die Grundlage eines TOMs.
  • Governance – Zusätzlich ist die Entwicklung eines Governance Frameworks von zentraler Bedeutung, einschließlich der Spezifizierung von Richtlinien, Genehmigungsstufen und Eskalationspfaden.
  • Technologie – Des Weiteren soll ein verbessertes Verständnis für Automatisierung geschaffen werden, indem die Organisation für verschiedene Technologien sensibilisiert wird. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die optimale Technologie, wie beispielsweise RPA, ICR oder Chatbotlösungen, für das richtige Geschäftsproblem genutzt wird. Die Architektur, die hinter der jeweiligen Automatisierungssoftware steht, sowie deren Einbettung in das IT-System müssen ebenso bestimmt werden.
  • Prozesse – Während der Bearbeitung von Automatisierungslösungen müssen Zuständigkeiten für die Verantwortung, Rechenschaftspflicht, Beratung und Informationsverbreitung zugeordnet werden.
  • Mitarbeiter und Kultur – Abschließend steht die Kommunikation mit Mitarbeitern sowie die Durchführung ausgewählter Schulungen und Qualifizierungskonzepte bezüglich der Automatisierung im Mittelpunkt.

Die Bedeutung des beschriebenen TOMs nimmt mit zunehmender Komplexität der Automatisierungsstrukturen zu. Komplexitätstreiber sind dabei beispielsweise verschiedene Automatisierungstools oder Standorte.

Die zeitgleiche Implementierungsunterstützung ermöglicht eine erfolgreiche Umsetzung der Automatisierungsstrategie

Zeitgleich zu der Ausarbeitung des TOMs wird das Unternehmen bei der bestehenden Analyse von Anwendungsbeispielen und der Entwicklung der jeweiligen Automatisierungslösung unterstützt. Während dieser Phase steht die Entwicklung und Wartung entlang definierter Methoden und Standards im Vordergrund. Die Unterstützung basiert dabei auf zwei Schritten:

  • Zunächst werden Entwicklerstandards und individuelle Trainings eingeführt, die die Befähigung von Entwicklern und Analysten vorantreiben. Da oftmals ein fehlendes Verständnis über Automatisierungstools herrscht und somit der Anspruch besteht, jegliche Prozesse mit einem Tool zu automatisieren, ist das Ziel hierbei die richtigen Prozesse der jeweils geeigneten Automatisierungssoftware zuzuordnen.
  • Daraufhin werden im Rahmen der kontinuierlichen Entwicklung existierende Lösungen optimiert und auf Wiederverwendbarkeit fokussiert, wodurch eine systematische Skalierung der Automatisierungsinitiative ermöglicht wird. Somit können auftretende Fehler und Störungen bei den Lösungen unmittelbar beseitigt werden.

Um die Skalierbarkeit einer Automatisierungsinitiative zu gewährleisten, ist eine entsprechende Architektur erforderlich

Um sicherzustellen, dass eine Automatisierungslösung auch bei weiterer Skalierung tragfähig ist, ist eine entsprechende Architektur von hoher Wichtigkeit. Dabei ist die passende Architektur stark davon abhängig, welche Automatisierungslösungen im Unternehmen betrieben werden. Die Systemlandschaft für RPA variiert zum Beispiel erheblich im Vergleich zu einer intelligenten Lösung mit künstlicher Intelligenz, wie beispielsweise einem Chatbot. Um sicherzustellen, dass Automatisierungslösungen durch die richtigen Systeme gestützt werden, stehen Kriterien wie Nutzerfreundlichkeit und das Reporting der richtigen Kennzahlen bei der Auswahl im Vordergrund.

Ein klares Zielbild sowie das Zusammenspiel von Strategie und Implementierung sind die Schlüsselfaktoren einer erfolgreichen Automatisierungsinitiative

Eine erfolgreiche Umsetzung von geschaffenen Ressourcen und Strukturen einer Automatisierungsinitiative stellt eine erhebliche Herausforderung dar. Zusammen mit unerfüllten Erwartungen und ausbleibenden Ergebnissen erfordert dies eine umfassende Transformation bestehender Strukturen. Diese Umstrukturierung erfordert alternative Strategieüberlegungen, überarbeitete Organisationsstrukturen und eine verbesserte Implementierung und Architektur der Automatisierungstechnologien.


 

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Patrick Nestler, Capgemini Invent

Über den Autor: Patrick Nestler

Patrick Nestler ist Teil des Insights Driven Enterprise Teams, mit Fokus auf intelligente Automatisierung. Sein Beratungsschwerpunkt liegt im Bereich Robotic Process Automation und Artificial Intelligence. Bei Fragen zögern Sie nicht sich mit Patrick in Verbindung zu setzen.

 

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