Agile IT? Nicht ohne die passende Organisationsstruktur!

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Die Schaffung einer effizienten und agilen IT ist nur möglich, wenn die Organisationsstrukturen eines Unternehmens an die gewünschten IT Strukturen angepasst sind.

Nokia, Kodak, Blockbuster. Drei Beispiele, die zeigen, dass das heutige Geschäftsumfeld dynamischer und schnelllebiger als je zuvor ist – und fehlende Anpassungsfähigkeit in kurzer Zeit zum Ende einer wirtschaftlichen Ära führen kann. Um diesem Schicksal, welches bereits eine Vielzahl ehemaliger Giganten getroffen hat, zu entrinnen, müssen Unternehmen auf Marktanpassungen zeitnah reagieren und sich somit an neue Marktgegebenheiten anpassen können. Eine Vielzahl an Unternehmen sieht – auch aufgrund der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung und Automatisierung – die Lösung dieser Herausforderung in der Schaffung einer agilen IT innerhalb ihrer Organisation. Denn: Agile IT ist der Schlüssel, um die Lücke zwischen Business und IT zu schließen und die IT für das digitale Zeitalter zu stärken.

Doch welche organisationalen Rahmenbedingungen müssen eigentlich geschaffen werden, um die IT agil aufstellen zu können?

In unserer Blog-Reihe zum Thema „Organizational Excellence to boost Agile IT” haben wir uns mit dieser Fragestellung beschäftigt und auf drei Dimensionen des Operating Models („Betriebsmodell“) einer Organisation konzentriert, die mit der IT abgestimmt sein müssen:

  • Organizational Design
  • Governance
  • Leadership & Culture

Der erste Teil der Blog-Serie widmet sich dem Thema „Organizational Design“.

Das Organizational Design beschreibt die Erstellung oder Anpassung der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Anpassungen von Organisationsstrukturen, die für die Gewährleistung einer effizienten und agilen IT notwendig sind. So können durch das Organizational Re-Design bspw. Silos eliminiert, Transparenz geschaffen oder externes Wissen in bestehende Unternehmen eingebunden werden.

Von der funktionalen Organisationsstruktur zum produktorientierten Organisationsaufbau

Eine Vielzahl der heute existierenden Organisationen weisen funktionale Strukturen auf. Dennoch gibt es eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, Organisationen aufzustellen und somit aktuell bestehende Herausforderungen anzugehen. Eine Auflösung funktionaler Strukturen und eine Umorientierung entlang von Produktkategorien kann Unternehmen dabei helfen, Silos zu überwinden und somit den Weg für eine agile IT zu ebnen. In der neuen Struktur werden Verantwortlichkeiten über mehrere Funktionen auf die für Produktgruppen verantwortlichen Manager übertragen. Außerdem können durch die Schaffung eines „Centers of Excellence“ (CoE) zusätzliche Kompetenzen in zentralen Funktionen gebündelt werden, was redundantes Arbeiten verhindert.

Bild 1: Transformation einer funktionalen zu einer produktorientierten Organisationsstruktur mit einem Center of Exellence

Bild 1: Transformation einer funktionalen zu einer produktorientierten Organisationsstruktur mit einem Center of Exellence

Um die Einführung einer agilen IT zu unterstützen, ermöglicht eine Umstrukturierung die Eliminierung der traditionellen IT-Abteilung und deren Strukturen. Die IT-Funktionen werden in die neu geschaffenen Produktstrukturen integriert. Dennoch besteht weiterhin eine Bündelung der Expertise innerhalb des CoE, wodurch die Vorteile der Dezentralisierung und der Zentralisierung einer Funktion kombiniert werden können. Durch die Nähe der IT-Mitarbeiter zum operativen Geschäft können zusätzlich Reaktionszeiten durch kurze Wege und Prozesse gesenkt und die Innovationskraft gesteigert werden – Voraussetzungen für eine agile IT Struktur. Außerdem werden im neu aufgesetzten CoE Prozesse und Herangehensweisen standardisiert und somit Kosten reduziert.

Um eine Produktorientierung erfolgreich in die Organisation zu verankern, gilt es, folgende Grundsätze zu beachten:

  • Implementieren Sie das CoE zügig, sodass operative Engpässe aufgrund mangelnder Expertise vermieden werden können
  • Integrieren Sie das IT-Know-how in die Produktstrukturen, um Probleme zeitnah zu lösen und die IT als Innovationsquelle zu nutzen
  • Stellen Sie klare Rollenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten der IT innerhalb der Produktstrukturen und deren Schnittstellen einschließlich des CoEs sicher

Autonome und flexible Teams ermöglichen eine funktionsübergreifende Bündelung von Kompetenzen

Eine weitere Anpassung im Organizational Design kann in der Teamstruktur vorgenommen werden. Hierzu müssen die oftmals starren Teamstrukturen innerhalb von Organisationen aufgelöst werden. Der Verzicht auf diese traditionellen Hierarchien ermöglicht Flexibilität und agiles Arbeiten innerhalb temporärer und funktionsübergreifender Teams. Eine individuelle und bedarfsabhängige Zusammensetzung der Teams erlaubt es, Experten aus verschiedenen Bereichen in das Team zu integrieren und dieses zu unterstützen. Außerdem kann die Innovationskraft der IT durch die Einbindung von IT-Mitarbeiter in das operative Geschäft gesteigert werden. Die in starren Teamstrukturen häufig fehlende Kommunikation zwischen funktionalen Einheiten, die zu erheblichen Verzögerungen führen kann, gibt es in diesem Konstrukt nicht mehr. Des Weiteren ermöglichen flexible Teamstrukturen die Erstellung von Ad hoc Teams. Durch diese Möglichkeit lassen sich Reaktionszeiten auf Änderungen im Markt signifikant verkürzen.

Bild 2: Auflockerung von starren zu autonomen, funktionsübergreifenden Teamstrukturen

Bild 2: Auflockerung von starren zu autonomen, funktionsübergreifenden Teamstrukturen

Auch für die Einführung autonomer und flexibler Teams gibt es bestimmte Regeln:

  • Definieren Sie Teamstrukturen und Arbeitsweisen (z.B. max. 8 Teammitglieder und klarem Fachgebiet pro Team)
  • Fördern Sie den Wissenstransfer (z.B. durch Wissensmanagement) zwischen den Teams
  • Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, die autonome Teams und Flexibilität fördert und eine kontinuierliche Neuordnung der Teams auf Grundlage von Kompetenzen, Verfügbarkeiten und Interessen ermöglicht

Die Einbindung von externen Parteien liefert wichtige Impulse für IT-Innovationen

Neben der Expertise, die innerhalb einer Organisation gewonnen werden kann, besteht zusätzlich die Möglichkeit, auf externes Expertenwissen zurückzugreifen. Durch die Schaffung sogenannten „Networked Organization“ werden Hierarchien und Unternehmensgrenzen aufgelöst (Open Borders), was dazu führt, dass externe Parteien leichter in das Unternehmen eingebunden werden können. Somit können stets die besten Personen in das Unternehmen eingebunden werden. Dies wiederum erhöht die Agilität des Unternehmens und legt somit die Voraussetzungen für eine effiziente agile IT. Fachexperten transferieren ihr Wissen – eine Win-Win Situation!

Was es hier zu befolgen gilt:

  • Identifizieren Sie geeignete Kanäle für Ihre Zusammenarbeit (z.B. ausschließlich online für benötigte Programmierkenntnisse)
  • Seien Sie transparent und machen Sie Ihre Ziele deutlich, damit Ihr Partner maßgeschneiderte Lösungen liefern kann
  • Schützen Sie geistliches Eigentum und kundenbezogene Daten dem Recht entsprechend

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass durch die Schaffung von optimalen Organizational Design Voraussetzungen agile IT gefördert werden kann. Durch die Anpassungen der Organisationsstruktur und die daraus resultierende Annäherung der IT an den Markt verkürzt sich die Time-to-Market durch schnellere Reaktions- und Implementierungszeiten. Außerdem kann die IT-Produktivität und Innovationskraft durch die Nähe zum operativen Geschäft deutlich gesteigert werden und fördert dadurch eine schnellere Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen. Zusätzlich zur Effizienzsteigerung können durch die neue Allokation von IT-Ressourcen Kosten eingespart werden.

Nichtsdestotrotz reicht die Anpassung des Organizational Designs nicht aus, um effiziente und agile IT Strukturen aufzubauen, die das Unternehmen für das digitale Zeitalter rüsten. Wie sich weitere Unternehmensdimensionen, wie bspw. die Governance oder Leadership & Culture anpassen müssen, erfahren Sie in unserem nächsten Blog-Beitrag.

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