Co-auteur: Koen Soeter

De digitalisering en automatisering van HR-processen zijn veel besproken onderwerpen. Jan Brouwer (Senior Vice President Capgemini Consulting) gaf in een eerder blog een duidelijk beeld van het hoge tempo waarin bedrijven momenteel aan het digitaliseren zijn en wat er allemaal nodig is voor een HR-afdeling om hierin mee te gaan. Daarnaast stelt collega Peter Esseling dat Robotic Process Automation (RPA) de meest tijdrovende en repeterende handelingen op een afdeling kan versnellen. Hoe uitvoeriger de digitalisering en automatisering van HR worden besproken, hoe meer vragen het lijkt op te roepen, zoals: welke HR-taken en functies worden in de toekomst gedigitaliseerd dan wel geautomatiseerd? En hoe komt dit tot stand? In deze blog richten we ons op de slimme automatiseringen binnen HR.

Er zijn momenteel drie dominante trends in dit veld te zien: RPA, chatbots en artificial intelligence. Waar chatbots vooralsnog veelbelovende resultaten laten zien op andere terreinen (met name bij klantenservices) en artificial intelligence voor HR nog sterk in ontwikkeling is, heeft RPA zich al bewezen binnen het huidige domein. RPA is daarmee de slimme automatisering die op korte termijn de meeste impact gaat hebben bij HR-organisaties. Hoe deze impact eruit gaat zien, brengen we aan het licht door deze vraag te beantwoorden: leidt RPA enkel tot het kosteneffectief houden van HR of wordt deze slimme automatisering ingezet  om de bijdrage van HR aan de onderneming te vergroten? Ook bespreken we de effecten van RPA voor onder andere master data management, reporting en de rolverdeling binnen een HR-afdeling.

Kostenbesparing én master data management

De praktische voordelen van RPA zijn al breed uitgemeten in diverse blogs, zoals van Forbes en van het Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence. Het levert kostenbesparing op, omdat minder medewerkers zich bezighouden met eenvoudige en repeterende taken, foutmarges worden teruggedrongen en processen kunnen worden versneld. Toch zijn deze voordelen niet de enige invloed die RPA heeft op een HR-afdeling. Meer dan de helft van de organisaties (52%) is van plan om in de komende drie tot vijf jaar RPA te gebruiken voor hun master data management, zo blijkt uit eerdere studie van Capgemini.

Master data management heeft als doel alle data in de organisatie uniform, nauwkeurig en consistent weer te geven. Je kunt je voorstellen dat het samenbrengen, afstemmen, opschonen en up-to-date houden van alle data, aanwezig in jouw organisatie, een tijdrovende klus kan zijn. Deze data moeten vervolgens ook nog in het doelsysteem worden geïntegreerd. Al deze tijdrovende activiteiten kunnen worden gedaan door RPA. Dat RPA hiermee ook relevant blijft voor toepassing in de toekomst blijkt wel uit de steeds toenemende dynamiek van organisaties. Fusies, overnames en globalisering zorgen ervoor dat er continu behoefte zal zijn aan het blijven afstemmen van data.

People analytics

Naast master data management wordt RPA ook ingezet om HR-reporting te ondersteunen. RPA kan data namelijk continu en consistent blijven verversen. Dit zorgt er voor dat rapportages up-to-date zijn en minder fouten bevatten zonder extra inspanning. RPA wordt op die manier dus gebruikt om een beter beeld te krijgen van HR-data maar ook om kwalitatief hoogwaardige people analytics mogelijk te maken. Het is mede daardoor dat 44% van de HR-directeuren in de komende 3-5 jaar van plan is RPA te gaan gebruiken voor rapportages.

Tijd voor strategische initiatieven

Maar niet enkel de effecten van RPA voor master data management en reporting zijn noemenswaardig. Door het automatiseren van repeterende handelingen krijgt de HR-afdeling meer tijd om waarde toe te voegen aan het bedrijf. Waar HR voorheen druk was met bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van onboarding processen, uitdiensttredingen en salaris statements, kan zij nu resources inzetten op meer strategische initiatieven. Zoals de ontwikkeling van strategische personeelsplanning en afstemming op de business. Het ontplooien van deze strategische initiatieven en het coördineren van deze geautomatiseerde processen vragen echter wel andere vaardigheden van medewerkers binnen een HR-afdeling. Deze medewerkers zullen een affinitiet met IT moeten ontwikkelen om mee te kunnen in deze  automatisering.

Daarnaast zal de toepassing van RPA op het gebied van reporting en datamanagement bijdragen aan de ontwikkeling van initiatieven gebaseerd op data, die de HR-manager impactvol maakt in de directiekamer en bij het management in de business. Het gebruik van RPA wortelt zich daarmee dieper in een HR-afdeling dan een simpele optelsom van alle op het eerste oog eenvoudige toepassingen. Hiermee toont RPA zich niet enkel een kostendrukker, maar ook als de slimme automatisering die waarde toevoegt aan HR.

Benieuwd geworden hoe RPA werkt in de praktijk? Stay tuned! Want in onze volgende blog gaan we dieper in op hoe Capgemini RPA implementeert bij haar klanten.

Over de co-auteur

Koen Soeter (MSc) is Consultant Digital HR bij Capgemini Consulting. Zijn expertisegebied is de invloed van digitalisering op organisaties en in het bijzonder op HR vraagstukken. RPA en de future of work hebben zijn speciale interesse.