Transformando la función de finanzas de Capgemini GroupCapgemini implementa automatización robótica de procesos (RPA) para obtener mayores resul

Capgemini implementa automatización robótica de procesos (RPA) para obtener mayores resultados y beneficios en Finanzas

Por qué robótica

Al ser una organización que siempre está buscando oportunidades para mejorar sus procesos, Capgemini comprende la velocidad en la que RPA puede transformar un negocio. Sin embargo, también comprende que la falta de preparación, antes de implementar robótica, puede llevar a una implementación de arranque y alto.

Con esto en mente, Capgemini Group identificó una oportunidad de automatizar el proceso de facturación para su área de Finanzas y así administrar una mayor demanda sin comprometer sus altos parámetros de precisión. La automatización robótica de procesos (RPA)  ofrecía una solución ideal.

El reto de incrementar la eficacia de operaciones

Capgemini Business Services Finance & Accounting (CBS FA) es un equipo de servicios compartido que brinda un rango de servicios administrativos a la función de finanzas del Grupo, incluyendo el procesamiento de más de 8,500 facturas al mes de forma manual.

Procesar las facturas es un paso crítico para obtener ingresos y actúa como una entrada ascendente del ciclo order-to-cash (O2C), que es administrado de principio a fin por un equipo dedicado de contadores de proyecto de CBS FA a través de la plataforma Oracle R12 Project Accounting.

El equipo enfrentaba un rango de retos operacionales, incluyendo lidiar con múltiples procesos y formatos, asegurar la precisión absoluta de los datos de facturación para un gran volumen de solicitudes, administración comprehensiva de excepciones y repercusiones dentro de tiempos cortos y coordinar el ciclo completo del proceso con múltiples tomadores de decisiones.

Para continuar entregando un flujo transparente de cobranza e ingresos a los proyectos del Grupo, el equipo CBS FA necesitaba incrementar la eficiencia a través del análisis de procesos existentes y la eliminación de pasos que no agregan valor en el proceso. Esto maximizará los ingresos y brindará un excelente uso de las plataformas tecnológicos, herramientas y metodologías existentes del Grupo.

Adicionalmente, el Grupo tenía expectativas extremadamente altas del equipo CBS FA, incluyendo:

• Incremento medible en los beneficios de productividad
• Mayor madurez y competitividad, con la expectativa de alcanzar ahorros de €1.3 millones
• Reducir la intervención manual en el proceso, manteniendo la precisión del los resultados
• Incremento significativo en “transaction per FTE” con cumplimiento del 100% en calidad.

Todo esto apoya los objetivos de automatización no intrusiva, entrega de servicio transparente con la capacidad de expansión y la absorción de mayor volúmen en el ancho de banda existente del equipo CBS FA.

La metodología ESOAR de Capgemini brinda las bases para RPA

Como primer paso, CBS FA consultó a los contadores de proyecto directamente involucrados en el proceso de facturación sobre las oportunidades de RPA como un medio para migrar a funciones de mayor valor. También dio una visión detallada de los retos del proyecto que deberían ser enfrentados desde la perspectiva de los empleados, y delineó los requerimientos y objetivos.

Con esta información el equipo CBS FA desarrolló e implementó la metodología ESOAR (Eliminar, Estandarizar, Optimizar, Automatizar y Robotizar, por sus siglas en inglés) para analizar a detalle necesidades de los clientes, agentes y administradores de Capgemini Group en diversos pasos del proceso de facturación. Esto incluyó eliminar múltiples formatos de entrada de los solicitantes, reducir las transferencias manuales, estandarizar los requerimientos de entrada y salida, optimizar el uso de Oracle R12 para imprimir facturas e implementar robótica para automatizar tareas repetitivas.

CBS FA implementó el producto RPA de UiPath, parte de Automation Drive, el enfoque unificado de automatización de Capgemini, que aplica robots virtuales para emular y automatizar las actividades manuales involucradas en la creación de facturas, tales como movimientos mouse-cursor, teclas pulsadas, copiado y pegado, y realización de cálculos simples y manipulación de textos. Esto creó un ambiente de operación y toma de decisiones en tiempo real, con robots constantemente reportando su progreso a un servidor central y una interfase gráfica intuitiva tipo diagrama de flujo, que permitió al equipo diseñar e implementar los procesos de negocio como flujos de trabajo. Un mecanismo de control robusto también fue introducido para incrementar la precisión de las facturas y mejorar la experiencia y satisfacción del cliente.

Los resultados cuentan—procesos más eficaces y competitivos

CBS FA implementó controles a través del proyecto, permitiendo una implementación exitosa de su solución de RPA para Capgemini Group. Adicionalmente, la metodología ESOAR brindó valor agregado y ganancias en productividad para Finanzas al habilitar al equipo CBS FA a enfrentar el proyecto con un plan sólido que aseguró una entrega exitosa.

La solución ayudó a reducir los tiempos de entrega para la generación de facturas y mejoró la precisión. Hubo una reducción significativa en el número de consultas en el proceso descendente, que llevó a una mejor recolección de efectivo y habilitó la reducción de días de ventas pendientes (DSO) para Capgemini Group.

La implementación de la solución RPA de CBS FA y la metodología ESOAR generaron beneficios tangibles, incluyendo:

• Mayor reducción de costos—ahorros de más de €1.5 millones para Capgemini Group arriba del objetivo de millón
• Mayor precisión—mejora del 91% en precisión, con una reducción de tasa de error de 45 a 4 errores con una base de 8,500 solicitudes de creación de facturas
• Reducción en tiempos de ciclo—reducción del 75% del tiempo de procesamiento, de 20 a 4 minutos por solicitud
• Mayor productividad—reducción del costo total de finanzas de Capgemini Group por 88 recursos
• Disminución de costos de servicio—20 FTEs reasignados a trabajo analítico mayor, como reconciliaciones y devengo de costos
• Mayor estandarización— la estandarización de entradas resultó en menores consultas, excepciones, retrabajo y transferencias manuales.

La exitosa implementación de robótica dentro de sus propias operaciones financieras, es un ejemplo de la habilidad de Capgemini para transformar procesos manuales complejos y aplicar soluciones de automatización de punta. Este proyecto demuestra la posición de Capgemini como el mejor aliado confiable para las organizaciones que buscan transformar sus funciones de finanzas a través de la implementación de soluciones robóticas a la medida. Este proyecto ganó el prestigioso premio D.L. Shah Quality Award en la categoría “Oro”, reconociendo los esfuerzos de CBS FA para automatizar los procesos de facturación para obtener mayor eficiencia y mejor entrega de servicio.

El enfoque colaborativo

The Collaborative Business Experience^TM es parte fundamental de la filosofía de Capgemini, y uno de los pilares de nuestra entrega de servicio

• Mayor eficiencia—la colaboración entre el equipo in-situ, solicitante, y el equipo de procesamiento minimizó las desviaciones y redujo las consultas, reasignando a los operadores a auditoría y administración de excepciones en lugar de actividades transaccionales.
• Experiencia del empleado mejorada—a través de la reasignación de 20 FTEs a otras áreas de valor agregado a través de las funciones de CBS FA. La reducción de 88 FTEs  fue compensada con el incremento de plantilla en roles in-situ, reduciendo los costos de finanzas.
• Mejora continua—el equipo CBS FA continúa generando nuevas ideas sobre cómo se pueden automatizar o resolver a través de robótica las tareas manuales repetitivas. Esto es reconocido a través del Grupo como un poderoso ejemplo de cómo se genera valor al reunir datos, tecnología, y talento.