Reimaginando finanzas y contaduría

Un punto de vista de Carol Murphy, Head of Business Transformation Services, Capgemini Business Services

Reimagina el futur de las finanzas

Los líderes en finanzas alrededor del mundo y en diversas industrias están triunfando en la automatización. De hecho, es la propia adopción de automatización lo que define a muchos de ellos como líderes.

Lejos de ver a la automatización como una fuerza negativa y reductiva, los líderes financieros exitosos reconocen que la automatización realmente cumple su promesa – especialmente cuando es automatización inteligente aplicada a finanzas y contaduría (F&A).

Las tecnologías emergentes traen nuevos niveles de agilidad a F&A, lo que comúnmente ha generado una relación difícil con TI a través de los años. En su forma más efectiva, estas son herramientas tecnológicas que no se aplican simplemente a los modelos de negocio existente, sino que son parte de un reanálisis mayor de cómo los procesos pueden cambiarse.

En resumen, los equipos de F&A pueden reimaginar sus futuros. Si son intrépidos, si se enfrentan a la automatización de forma constructiva, si la usan como una oportunidad para reevaluar las prácticas actuales, darán más de lo que nadie pensó posible a sus organizaciones.

La naturaleza cambiante del valor

Se ha esperado que los equipos F&A entreguen más valor a través  de los años.  Se ha medido en términos de eficacia operacional, y los beneficios han sido administrativos.

Pero recientemente la naturaleza del reto ha cambiado. El valor ya no sólo se ve basado en costos, sino como parte del compromiso de la organización con las personas. No es tan solo una función interna, también ve hacia afuera.  Es acerca de incrementar la rentabilidad, mantener la competitividad  y cumplir los compromisos con los tomadores de decisiones – pero también es sobre habilitar al negocio para comprender su desempeño a cada momento y poner en marcha planes que mejoren ese desempeño, para ellos y para sus clientes actuales y futuros.

Se espera que F&A administre el negocio eficientemente, pero que también ayude a ventas a vender, a marketing a dar forma a la oferta, a cadena de suministro a trabajar cohesivamente y a logística a entregar.

Marcando la diferencia para F&A

Las funciones de negocio pueden automatizarse para cumplir estos retos, pero la automatización inteligente va más allá. Aprende. Toma la iniciativa cuando puede, y brinda una base para la toma de decisiones cuando no puede. Es por ello que la inteligencia artificial (IA) transformará y extenderá la contribución de F&A a las organizaciones, al establecer referencias de operación para asegurar el mayor rendimiento, reducir los costos de servicio e implementar un modelo operativo objetivo que activamente apoye al negocio.

A través de las funciones credit-to-cash (C2C), procure-to-pay (P2P) and record-to-analyze (R2A) hay oportunidades para:

• Mejorar la experiencia del cliente (CX) al poner a los clientes cada vez más cerca del centro de entrega de servicio
• Mejorar las relaciones con los tomadores de decisiones
• Mejorar los controles a través de procesos estandarizados
• Monitorear y rectificar el no cumplimiento
• Impulsar estados de resultados (P&L) y flujo de efectivo al reducir fugas en el proceso de gestión de la orden (order-to-cash)
• Mejorar la administración efectiva del capital
• Incrementar el crecimiento sustentable en mercados nuevos y emergentes.

La automatización inteligente puede integrarse en cualquier punto del ciclo de vida de la organización:

El enfoque – guiarse por los sentidos

Para aprovechar por completo la automatización inteligente es necesario cambiar la forma de ver las cosas. Para comenzar, F&A debe ver la nueva dirección en la  que este enfoque los lleva. Por ejemplo, su papel continuará involucrando la reducción de costos de servicio y el costo será la métrica principal. Pero ya no sólo son los costos F&A los que están bajo consideración (por ejemplo, el costo de procesar una factura). Bien administrada, la automatización inteligente puede generar beneficios de costo a través de toda la organización. Además el costo en sí, es sólo parte de la historia – como veremos, la automatización  inteligente le da a los equipos de F&A un papel importante en la experiencia del cliente.

Este cambio de enfoque también incluye aceptar que no es sólo una propuesta tecnológica, y que la IA no puede ser simplemente asociada a un proceso actual. Al igual que la inteligencia humana, es una combinación de conocimientos, sentidos y experiencia, y para aprovechar su potencial se necesita más que los elementos digitales, también la infraestructura de negocio en la que opera. Bien implementada, la IA debería ser parte intrínseca de la forma en que funciona la organización.

En Capgemini hemos identificado cinco atributos principales de la automatización inteligente  y procesos inteligentes que puede ser vinculados a los sentidos humanos. Pensar en ellos de esta forma los hace más fáciles de entender.

Los “Cinco Sentidos de la Automatización Inteligente”

ESCUCHAR/HABLAR/Interacción 

La interactividad es el área en la que la tecnología más se relaciona con las personas, escuchándolas, leyendo lo que dicen y respondiendo, ya sea en voz alta o por escrito. Los chatbots y voicebots son ejemplos comunes. Por ejemplo, un service desk inteligente puede ayudar al equipo F&A resolver sus consultas de “¿cómo hago esto?”.

Pero  la tecnología también podría convertir los datos en formas que las personas pueden entender. Puede interpretar y presentar información, e incluso resumirla para asistir a los equipos F&A en la toma de decisiones.

VER/Monitoreo

La automatización inteligente hace posible el monitoreo contínuo. Significa que los equipos F&A no deben esperar hasta fin de mes para ver el estado de las cosas. También significa que pueden visualizar brechas en las transacciones y no sólo ver y rectificarlas rápidamente, sino que también desarrollar nuevos controles para mitigar instancias futuras.

ACTUAR/Servicio

En estas instancias vemos a la automatización tomando acción por su propia iniciativa. En F&A, la automatización robótica de procesos (RPA) es un ejemplo de esto, tomando y procesando una orden de cliente o procesando una factura de proveedor.

La IA puede extender RPA al aplicar algoritmos de aprendizaje profundo para aprender de datos históricos y decidir los procesos y enfoques que tomar en la entrega de servicios.

PENSAR/Análisis 

La IA detecta patrones, reconoce tendencias y aplica algoritmos a la información para determinar las acciones apropiadas, y puede hacerlo a escala.

Esto puede ayudar a los equipos F&A a identificar oportunidades para mejorar sus prácticas y hacer recomendaciones a otras partes de la organización. Por ejemplo, el historial de transacciones puede indicar diferencias demográficas en las preferencias de pagos que el equipo F&A puede transmitir para ajustar los procesos y mejorar la experiencia del cliente.

RECORDAR/Conocimiento 

La IA transforma la administración del conocimiento. En lugar de ser impulsada por los datos y los sistemas en los que reside, es impulsada por las necesidades del negocio y el valor que brinda para establecer la dirección futura.

Las plataformas de conocimiento basadas en IA pueden usar técnicas de aprendizaje profundo, analíticos de texto y programación neurolingüística (PNL), analíticos avanzados y algoritmos de extracción de conocimiento. Por ejemplo un “fraud bot” puede ser entrenado para detectar actividad sospechosa que podría no ser encontrada fácilmente, como cambios en los detalles bancarios, faltas de ortografía o transacciones en horarios pocos comunes.

Caso de estudio

Capgemini Business Services es una operación global, que da servicio a organizaciones multinacionales a través de un rango de mercados y sectores.

Los retos

• Mejorar las operaciones e incrementar la eficiencia
• Extrapolar más información de los datos financieros, e interpetarla más eficientemente
• Mejorar las percepciones y determinar los procedimientos que beneficien a los clientes y a la organización.

La solución

• Analizar los procesos de negocio para determinar el mejor enfoque tecnológico
• Adaptar procesos y/o tecnologías para obtener los mejores resultados
• Implementar un enfoque automatizado usando un conjunto de herramientas de punta elegidas a mano, no sólo a nivel proceso, pero para beneficio de la organización en su conjunto.

Los procesos

• ESCUCHAR/HABLAR/Interacción — a los clientes, proveedores y empleados para resolver consultas y mejorar los cobros
• VER/Monitoreo— efectivo, contratos de recolección, disputas de clientes y más, además de usar tableros de KPIs
• ACTUAR/Servicio— aplicaciones automatizadas de efectivo, reconciliaciones bancarias, creación de facturas de ventas, procesamiento de reclamos y más, además de administración de excepciones y facturación electrónica
• PENSAR/Análisis —P&L, efectivo, gastos en abastecimiento, eficiencia en recolecciones y procesos, costos de transacción y más
• RECORDAR/Conocimiento — estrategias y patrones de recolección, así como aplicación de efectivo y reglas de reconciliación bancaria.

El resultado

• Reducción de 10 días en días de ventas pendientes (DSO)
• Incremento del 30% en productividad en P2P (T&E y cuentas por pagar)
• Reducción de aproximadamente 80-FTE en 2016 (10% de plantilla total).

Automation Drive de Capgemini

Automation Drive es el enfoque consolidado de Capgemini a la automatización inteligente, que combina el poder de la tecnología con visión de  negocio, creando nuevas formas de innovar y transformar la automatización inteligente e IA en un motor para el crecimiento de negocio.

La suite Automation Drive de Capgemini brinda tres componentes a F&A y otras disciplinas de negocio – Esquema Automation Drive, Herramientas y Propiedad Intelectual Automation Drive, y Servicios Automation Drive.

Los beneficios de casos de uso reales

Los resultados del uso de automatización inteligente obtenidos por organizaciones globales en diversos sectores incluyen:

• Reducción del esfuerzo por solicitud de 3-4 días a 2-3 horas
• Reducción de 6 días en el tiempo de resolución de disputas
• Automatización del 80% del indexado de solicitudes
• Más de 30% de mejora en eficiencia
• Mejora de 20% en el tiempo de procesamiento de estados de cuenta bancarios
• Mejora de 25-30% en el tiempo de procesamiento de reconciliaciones bancarias
• Hasta 30% de mejora en el reporteo de flujo de efectivo.

Aprendizajes

En  conclusión, la automatización inteligente:

• Da una visión más inmediata y comprensiva del desempeño de negocio a los equipos de finanzas. Este conocimiento es un beneficio no sólo para F&A, también para la organización completa
• Brinda nuevos y más inmediatos niveles de medición para finazas
• Rendimiento de cuentas. Al automatizar los procesos F&A las organizaciones pueden automatizar en gran medida sus pruebas de cumplimiento
• Demuestra que una buena experiencia del cliente debe ser parte de F&A. De hecho puede monitorear la actividad y responder de forma adecuada, en formas que no se podrían alcanzar de otra manera.

Una inversión relativamente baja puede generar un retorno significativo, que puede financiar otras transformaciones.

Los beneficios totales de la automatización inteligente pueden ser alcanzados cuando la tecnología y las herramientas están combinadas con un profundo entendimiento y experiencia no sólo en la implementación, sino también del proceso en el que se aplican dentro de las operaciones globales. Cuando esto pase, la función F&A será reconocida como el centro neural de la empresa, y la organización completa puede reimaginar su futuro.