Cómo facilitar la colaboración en un equipo virtual.

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La colaboración virtual se está volviendo cada vez más esencial. Para tener éxito, las organizaciones deben enfrentar nuevos desafíos, incluso si eso significa reinventar la vida laboral diaria.

El número de empresas que permiten a sus empleados trabajar de forma remota ha aumentado año tras año, ya que las empresas de todo tipo y tamaño responden a las necesidades de su gente. Pero la capacidad de acceder a las redes de la empresa desde cualquier lugar no necesariamente va de la mano con nuevos tipos de colaboración para el trabajo remoto. Muchas empresas están explotando herramientas y técnicas que pueden facilitar una colaboración productiva a medida que el paradigma cambia hacia un trabajo cada vez más remoto y distribuido.

El aumento del trabajo remoto se ve impulsado por las pautas de viaje orientadas a los costos, la creciente conciencia ecológica y las políticas de sustentabilidad, la presión sobre el espacio de oficina y las expectativas cambiantes de la fuerza laboral. Estamos en un punto de inflexión en el que, para muchos, el trabajo remoto se está convirtiendo en la norma, no en un lujo, y las organizaciones deben actuar al respecto inculcando proactivamente una cultura de colaboración virtual.

La colaboración virtual mejora la productividad de las empresas mediante el uso de herramientas de colaboración digital que permiten a los empleados trabajar conjuntamente en pizarras digitales, editar documentos juntos y realizar virtualmente el trabajo del proyecto. Para dar el salto del simple trabajo remoto a una cultura próspera de colaboración virtual, las empresas deben construir una infraestructura estable, integrar una mentalidad digital entre su gente, establecer una cultura de liderazgo basada en la confianza, promover las habilidades digitales y llevar la colaboración al siguiente nivel .

Navegando a la colaboración virtual: Comencemos

Como suele ser el caso, todos los comienzos son difíciles: ¿cómo funciona una colaboración virtual exitosa? ¿Cuáles son las condiciones necesarias para ello? Hay tres áreas para abordar para comenzar.

Infraestructura digital y herramientas

La condición previa para establecer una colaboración virtual es una infraestructura digital sólida. Acceder a la red corporativa desde cualquier lugar con una conexión estable no es un hecho en todas las empresas. Sin embargo, es uno de los elementos imprescindibles.

También es fundamental utilizar las herramientas digitales adecuadas; herramientas intuitivas y manejables que hacen que la colaboración virtual se sienta lo más real y sin esfuerzo posible y, al mismo tiempo, sean divertidas de usar. Las ofertas establecidas en el mercado incluyen Microsoft Teams, Slack, Asana, Jira, Trello, SharePoint y Deon. Las herramientas de colaboración visual permiten trabajar de manera conjunta y simultánea en documentos; las pizarras en línea reemplazan el rotafolio clásico; las salas virtuales ofrecen posibilidades casi infinitas para trabajar de forma creativa e interactiva entre sí; y la votación en vivo o encuestas ad-hoc involucran activamente a todos los participantes. Con estas y muchas otras funciones, el trabajo virtual se acerca increíblemente al trabajo en una oficina compartida, y esto puede aumentar aún más la eficiencia.

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Se necesota un fuerte compromiso y la correcta gestión de expectativas

Establecer una colaboración virtual es un esfuerzo a largo plazo, por lo que los embajadores fuertes y los modelos a seguir en todos los niveles de gestión son importantes. El compromiso visible y la gestión de expectativas de los líderes más importantes fomentan la implementación exitosa y el cambio cultural en toda la organización.

Los gerentes deben poder inspirarse a sí mismos y a su personal con entusiasmo por la nueva forma de trabajar, despertar la curiosidad y disfrutar trabajar juntos. El apoyo mutuo, la comunicación, la paciencia y un alto nivel de confianza son esenciales en este proceso.

Dos cosas son especialmente importantes para generar un alto nivel de confianza dentro de un equipo virtual y para aprovechar al máximo las posibilidades técnicas disponibles: excelentes habilidades de moderación y facilitación, y preparación profesional de reuniones o talleres virtuales.

El comienzo

A pequeña escala es la forma de comenzar. Es importante identificar primero qué herramientas ya existen en la empresa, con qué frecuencia se usan, si los empleados tienen acceso a ellas y saben cómo usarlas, y qué posibilidades ofrecen. El siguiente paso es comunicar la existencia de estas herramientas en toda la organización y, lo que es más importante, capacitar y tomar medidas para que los empleados  las usen. Esto requiere un cierto grado de flexibilidad, pero en tiempos de agilidad y destreza organizacional, así es como su organización evoluciona y se adapta. Los embajadores de herramientas digitales específicas pueden ayudar a que la adopción de esas herramientas sea una historia de éxito interna, y aquí nuevamente, el compromiso y las mejores prácticas juegan un papel importante.

Crear virtud por una necesidad: una oportunidad para crecer

La colaboración virtual significa no solo trabajar juntos de forma remota en los procesos de trabajo cotidianos. También implica la realización de talleres virtualmente, desde reuniones hasta eventos de grupos grandes con más de 200 participantes. ¿Cómo se supone que esto funcione? Debe estar impulsado por necesidades comerciales claras, con la mentalidad correcta, las herramientas adecuadas y buenas habilidades de facilitación, y una preparación, organización y seguimiento meticulosos. Las ventajas de los talleres y reuniones virtuales son obvias: al ahorrar costos de viaje y tiempo, la eficiencia de los equipos se puede aumentar significativamente.

Incorporar una cultura de colaboración virtual debería estar en la agenda estratégica de cada CxO. Las organizaciones deben continuar desarrollando esta cultura para estar preparadas para el futuro. No solo los convierte en un empleador más atractivo para el nuevo talento al responder a las demandas de una nueva generación, sino que también fortalece el vínculo con su fuerza laboral existente al confiar más en ellos y hacer que la vida laboral cotidiana sea más flexible. Aumenta su eficiencia al empoderar a las personas para que sean productivas donde sea que estén.

La clave del éxito es elegir las tecnologías y herramientas apropiadas, y organizarlas creativamente. Para obtener más información sobre cómo liderar, motivar y colaborar en un entorno virtual, lea la última investigación del Capgemini Research Institute: las organizaciones virtuales necesitan un liderazgo real.

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