Hybrides Projektmanagement im öffentlichen Sektor – Teil 3

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Change Management und Kommunikation

Diverse Stakeholder für ein Miteinander im hybriden Projektumfeld gewinnen

Wie in Teil II „Hybrides Projektmanagement im öffentlichen Sektor“ unserer Blogserie beschrieben ist das hybride Projektmanagement für die digitale Transformation des öffentlichen Sektors eine gute Wahl. Es hilft dabei, das dynamische Spannungsfeld zwischen klassischem Wasserfall-Modell bei Fach- und Linienorganisationen sowie den agilen IT-Entwicklungsbereichen zu meistern.

Für das Change Management bedeutet das häufig: Der dynamische Anforderungs- und Entwicklungsprozess steht im Widerspruch zu den Vorerfahrungen, etablierten Routinen und Arbeitsweisen der Fachbereiche und der Mitarbeiter*innen. Das erzeugt oft Skepsis und Bedenken. Zusätzlich müssen im hybriden Arbeitskontext Einbindungsmaßnahmen mit internen und externen Stakeholdern aufgrund fester Formate und Vorlaufzeiten von langer Hand geplant werden. Das erschwert insbesondere die Abstimmung mit den beteiligten IT-Dienstleistern und Projekten, die zunehmend in agilen Softwareentwicklungsprozessen arbeiten. Durch unterschiedliche Management-Philosophien (Wasserfall vs. Agilität) entsteht zudem ein hohes Konfliktpotenzial zwischen den Stakeholdern. Ein proaktives und mit anderen Projektbereichen verzahntes Change Management ist essenziell, um diese Konflikte zu mitigieren und beeinflusst dadurch den gesamten Projekterfolg.

Drei Erfolgsfaktoren für die Stakeholder-Einbindung im hybriden Projektumfeld

Ein bedarfsgerechtes Change Management und die gezielte Einbindung der Stakeholder in jeder Projektphase – von der Konzeption bis zur Einführung der IT-Lösung – werden durch folgende drei Erfolgsfaktoren im hybriden Projektumfeld unterstützt:

1. Frühzeitige Verankerung des Change Managements und Klären gemeinsamer Rahmenbedingungen – Mit der Berücksichtigung folgender Punkte schaffen Sie eine gemeinsame Ausgangsbasis für das Change Management mit Ihren Stakeholdern und Projektbeteiligten.

    • Verzahnen Sie zum Projektstart das Change Management mit anderen Projektbereichen, in dem Sie klare Richtlinien insbesondere während der Entwicklung und Einführung der IT-Lösung etablieren. Das kann u. a. über einen kontinuierlichen Austausch erfolgen (z. B. Einbindung in übergreifende und bereichsspezifische Termine, Verzahnung mit dem Product Owner). Zusätzlich erhöhen Sie so die Bedeutung des Change Managements für den Projekterfolg bei Projektbeteiligten und Stakeholdern.
    • Identifizieren Sie frühestmöglich alle relevanten internen und externen Stakeholder (z. B. nationale oder internationale Organisationen). Eine Stakeholder-Analyse liefert Erkenntnisse zu den Stakeholder-Bedürfnissen und zu möglichen Einflussfaktoren. Ebenfalls ist sie die Basis für das Schaffen einer einheitlichen „Sprache“ (z. B. Agilität) und zugrundeliegender Werte für die Zusammenarbeit (z. B. Erwartungen, Prioritäten, Verbindlichkeit in gegenseitigen Zusagen).
    • Erzeugen Sie ein gemeinsames Verständnis zu hybriden Projektstrukturen und spezifischen Rahmenbedingungen sowie deren Auswirkungen (z. B. feste Release-Zyklen, teilweise lange Vorlaufzeiten, agile Entwicklungsteams). Planen Sie zum Beispiel Workshops ein, um mögliche Konfliktpotenziale im Projektumfeld zu mitigieren und für einen gemeinsamen Entwicklungs- und Einführungsplan zu sensibilisieren, welcher der Komplexität Rechnung trägt.

2. Nutzen von Etabliertem und Bewährtem – Greifen Sie auf folgende Punkte zurück, um Ihr Change Management an bereits vorhandenen Strukturen, Formaten und Best Practices auszurichten:

    • Bekannte Hierarchien schaffen Vertrauen. Begeistern Sie zunächst die Führungskräfte für die geplante IT-Lösung und gewinnen Sie diese als „Fürsprecher“. Anschließend können die Führungskräfte dabei unterstützen, die Mitarbeiter*innen von der IT-Lösung zu überzeugen.
    • Nutzen Sie etablierte Kommunikationskanäle oder Formate (z. B. Informations-Veranstaltungen) zur Information der Mitarbeiter*innen. Vermitteln Sie hierbei die geplante IT-Lösung verständlich, erklären Sie Beweggründe und Vorteile der IT-Lösung an Beispielen aus der täglichen Arbeit und adressieren Sie mögliche Bedenken proaktiv.
    • Tauschen Sie sich mit anderen Projekten und organisatorischen Einheiten zu dem Thema Change Management aus, nutzen Sie deren Best Practices und teilen Sie Ihre eigenen „Lessons Learned“. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden und können von den Erkenntnissen Ihres Netzwerks profitieren.

3. „Co-Creation“ mit Mitarbeiter*innen von der Konzeption bis zur Einführung – Nutzen Sie folgende Schlüsselrollen sowie Einbindungs- und Feedbackformate für die gemeinsame Entwicklung (Co-Creation) und Einführung der IT-Lösung:

    • Eröffnen Sie den Mitarbeiter*innen Möglichkeiten, wie sie ihre Expertise aktiv in die Entwicklung und Einführung der geplanten IT-Lösung einbringen können. Besetzen Sie Schlüsselrollen (z. B. Product Owner) mit Mitarbeiter*innen, um deren Perspektive und Praxiserfahrung einfließen zu lassen. So erhöhen Sie die Akzeptanz für die IT-Lösung in der Fläche.
    • Nutzen Sie erfahrene Mitarbeiter*innen als Multiplikator*innen, um als erste Ansprechpartner*innen für deren Kolleg*innen in der „Fläche“ zu fungieren und Informationen zur IT-Lösung und deren Einführung weiterzugeben. Diese stehen insbesondere für wichtige Fragen unmittelbar nach der Einführung der IT-Lösung zur Verfügung und fördern einen engen und lokalen Austausch.
    • Erheben Sie regelmäßig Feedback Ihrer Mitarbeiter*innen: Planen Sie eine Pilotierung ein, um die IT-Lösung sowie die Einführungsbegleitung zu erproben. Verbessern Sie Ihre Kommunikationsmaßnahmen und Informationsmaterialien dabei iterativ auf Basis der Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter*innen.

Schaffen Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit einer Kombination aus Bewährtem und Neuem

Ein neues Verständnis von Change Management, im Sinne einer engen Ausrichtung an diversen Stakeholder-Bedürfnissen und einer starken Verzahnung innerhalb und außerhalb des Projektes, ist im hybriden Projektumfeld besonders wichtig. Sie und Ihre Stakeholder-Gruppen müssen im Rahmen einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auf ein gemeinsames Ziel – die Entwicklung und Einführung der IT-Lösung – hinarbeiten. Die größte Herausforderung besteht darin, alle Stakeholder-Gruppen trotz unterschiedlicher Vorerfahrungen und Anforderungen im Entwicklungs- und Einführungsprozess der IT-Lösung angemessen einzubinden. Das Klären gemeinsamer Rahmenbedingungen, das Nutzen von etablierten Hierarchien, Formaten und Best Practices sowie die Co-Creation mit Mitarbeiter*innen sind dabei entscheidende Erfolgsfaktoren.

Vielen Dank an die Co-Autor*innen Angelika Reddig und Christof Ziegler für die maßgebliche Erstellung dieses Blogbeitrages.

 


Die anderen Teile der Blog-Serie „Hybrides Projektmanagement im öffentlichen Sektor“:

Teil 1: Maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Transformation des öffentlichen Sektors gesucht

Teil 2: Vorgegebenes „Was“ und variables „Wie“ integrieren

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