Partnerintegration und Kollaboration: achten Sie auf die Erfolgsfaktoren!

Im Mittelpunkt der Kollaboration zwischen Partnern im Engineering steht die effiziente Gestaltung und Operationalisierung kollaborativer Arbeitsmodelle.

Wir berücksichtigen dabei auf Basis unserer Erfahrung entscheidende Erfolgsfaktoren bzw. Leading Practices, welche sich für die erfolgreiche Etablierung von nachhaltigen Partnerschaften bewiesen haben.

1. End-to-End Prozessbetrachtung im Netzwerk

Die fehlende Prozessdurchgängigkeit zählt neben manuellem Datenaustausch zu den häufigen Herausforderungen bei der Kollaboration und verursacht nicht nur hohe Aufwände, sondern führt zudem zu intransparenten Fehlerquellen. In der Operationalisierungsphase ist daher eine End-to-End Betrachtung und Adressierung der vorherrschenden Prozess- und Systemlandschaft über die Unternehmensgrenzen hinweg essentiell. Hierdurch können Brüche vermieden, Liegezeiten reduziert und vertraglich vereinbarte Arbeitspakete einfacher konkretisiert und getrackt werden. Mit Hilfe von klar definierten Prozessschnittstellen und Übergabedokumenten werden externe Partner transparent in den Entwicklungsprozess eingebunden.

2. Aufwandsnutzen der Zusammenarbeit

Um den gewonnenen Mehrwert unterschiedlicher Zusammenarbeitsmodelle zu bewerten, müssen die Szenarien kalkuliert und gegenübergestellt werden. Diese können beispielsweise die Implementierungs- und Folgekosten der vollständigen Partnerintegration versus dem Outsourcing an einen Datenaustauschsdienstleister sein. Nach erfolgter Bewertung der Szenarien und Entscheidung der kostenoptimalsten Lösung ist außerdem die Auswahl und das Monitoring operativer und strategischer KPIs essentiell, um maximale Transparenz über erfolgte Änderungen zu erhalten. So zeigen Erfahrungswerte, dass die R&D Zusammenarbeitsaufwände durch die Wahl des richtigen Kollaborationsmodells um über 30% reduziert werden können.

3. Technologieorientierung

Bereits bei der Erstellung des Zielbildes sollte eine Übersicht der zielführenden Technologien (z.B. Plattform, Direktzugriff, Portal) und deren Vendoren vorhanden sein, um bei der Konzeption und dem Prozessdesign zu wissen, wie komplex die angestrebte Lösung ist und welche Elemente einer datenorientierten Zusammenarbeit „Out of the Box“ verfügbar sind. Eine vollständig digitale Kollaborationsplattform oder die direkte Einbindung der Partner in das PLM-System ist dabei unbedingt einem „file-based“ Datenaustausch vorzuziehen. Für eine effiziente Zusammenarbeit wird eine geeignete Integrationsinfrastruktur mit flexiblen digitalen Lösungen (bspw. Remote Zugriff) vorausgesetzt. Eine solche digitale Systemlandschaft ermöglicht jederzeit und vor allem in Krisenzeiten eine einfache Umstellung auf Remote-Zusammenarbeitsmodelle mit den Partnern und Entwicklungsdienstleistern.

4. Unternehmensbefähigung und Kollaborationskultur

Ein weiteres Element zur erfolgreichen Partnerintegration und Kollaboration sind die Kultur und die Mitarbeiterbefähigung, von der Unternehmensführung bis zum Endnutzer. Eine Umfrage von 340 Unternehmen zeigt die Wahrnehmung der eigenen internen und externen Kollaborationsfähigkeit bei der Unternehmensführung und den Mitarbeitern.

Das Ergebnis der Umfrage verdeutlicht die unzureichende Durchdringung kollaborativer Arbeitsweisen durch das gesamte Unternehmen, wobei der größte Handlungsbedarf in den Bereichen Change Management, Endnutzerbefähigung und einer kollaborativen Projektorganisation gesehen wird.

Die Komplexität einer tiefen Integration eines Entwicklungs-Partners setzt einen effizienten und transparenten Informationsaustausch auf allen Ebenen der Projekte voraus. Dieser findet erfahrungsgemäß nur dann statt, wenn zwischen den Partnern ein hohes Maß an Vertrauen besteht. Der hohe Kosten- und Zeitdruck führt jedoch zu Zielkonflikten zwischen den Partnern und gefährdet diesen Informationsaustausch, was ein großes Risiko in einem volatilem Umfeld darstellt. Hier helfen transparente und nachvollziehbare Datenaustauschprozesse und Regel (wie z.B. nach APQP) eine verlässliche Diskussionsbasis zu schaffen.

Die aktuelle Covid-19 Krise unterstreicht die Bedeutung einer engen Zusammenarbeit mit Partnern in unsicheren Zeiten. Um in solchen Situationen entsprechend reagieren zu können, muss das Vertrauen im Vorfeld schrittweise aufgebaut und gepflegt worden sein.

In den letzten Beiträgen haben wir über den Bedarf an Kollaboration, die dabei entstehenden Risiken, der methodischen Vorgehensweise und den zu betrachtenden Leading Practices berichtet. Wie wir diese Erfahrungen bei unseren Kunden eingebracht haben, und wie Sie beim Thema R&D Integration und Kollaboration durchstarten können, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

Vielen Dank an die Co-Autoren Stefano Sirotti, Akram Attia und Christian Sterl.

[1] Capgemini Digital Transformation Institute Survey, Digital Culture; March-April 2017, N = 1700, 340 organizations