3 Eigenschaften, die ein Digital Workplace mitbringen muss

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Die letzten Monate haben den Unternehmen deutlich gemacht, dass ein digital Workplace nicht nur die Zukunft des Arbeitens beeinflusst, sondern auch essentiell für unternehmerische Tätigkeiten in Krisenzeiten ist. Deshalb ist es umso wichtiger, den digitalen Arbeitsplatz auf den richtigen Prinzipien aufzubauen.

Moderne Arbeitskonzepte wie flache Hierarchien, orts- und zeitflexibles Arbeiten sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie stehen schon seit einigen Jahren auf der Agenda vieler Unternehmen. Ein „Digital Workplace“ einschließlich digitaler Technologien und Arbeitsmittel war und ist dabei weiterhin zentraler Enabler für die Überführung in eine flexible Arbeitswelt. Die letzten Monate haben dabei noch einmal deutlich gemacht, dass die Digitalisierung des Arbeitsplatzes nicht nur notwendig, sondern auch wirtschaftlich entscheidend für Unternehmen sein kann.

Warum moderne Arbeitskonzepte immer wichtiger werden

Studien, wie beispielsweise die Bitkom-Studie (2019) „New Work: Wie arbeitet Deutschland?“, offenbaren, dass heutzutage digitale Technologien einen signifikanten Teil unseres Arbeitslebens ausmachen – Tendenz steigend. 91% der befragten Erwerbstätigen sagen aus, dass digitale Technologien ihr Arbeitsleben bestimmen – 2017 waren es erst 80%. Eine Studie der Stanford Universität (2018) zeigt außerdem, dass 74% der Angestellten hohe Flexibilität im Arbeitsalltag wünschen. Die gute Nachricht: Unternehmen können diesem Trend kompromisslos folgen und so neue Talente anziehen – denn die Effekte sind positiv. Laut Stanford Universität steigert „remote work“ nicht nur das Produktivitätslevel der Mitarbeiter um 50%, sondern verringert auch das Stresslevel (um 68%) und spart außerdem Kosten.

Welche Eigenschaften muss ein Digital Workplaces mitbringen?

Die digitale Transformation umfasst diverse Bereiche einer Organisation und ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Zu einer digitalen Roadmap gehören oftmals nicht nur die technologischen Innovationen. Auch die Digitalisierung von Strukturen und Architekturen sowie kulturelle Neuorientierungen oder flexible Arbeitsweisen nehmen einen wichtigen Teil ein. Im Folgendem möchten wir drei Eigenschaften des „digital Workplaces“ hervorheben, die von elementarer Bedeutung sind, um ein digitales Arbeitsplatzkonzept mit besonders hohem Innovationsgrad und Mehrwert für die Unternehmen und deren Mitarbeiter aufzustellen. Diese Eigenschaften sind insbesondere darauf ausgelegt, dass Unternehmen auch in Krisenzeiten mit geringstem persönlichem Austausch, betriebs- und leistungsfähig sind.

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Abbildung 1: Eigenschaften eines erfolgreichen „Digital Workplaces“
  1. Flexibilität und Mobilität

Die Flexibilität und Mobilität der einzelnen Mitarbeiter bildet den ersten und aus unserer Sicht den wichtigsten Aspekt des Digital Workplaces. Dieser Aspekt besagt, dass Mitarbeiter zeitlich und insbesondere örtlich nicht an die Arbeit gebunden sind und zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf alle notwendigen Anwendungen, Daten und Informationen haben können. Es sollte keine Rolle spielen, ob sich der Mitarbeiter im Büro, Home-Office, auf Geschäftsreise oder beim Kunden befindet. Die Mobilität wird unterstützt indem der Zugang mit unterschiedlichen Arten von Endgeräten unterstützt wird.

  1. Soziale Kollaboration

Digitalisierung des Arbeitsplatzes erfordert zudem schnelleren Informationsaustausch unter Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. In Zeiten, wo der persönliche Kontakt beschränkt und face-to-face Termine kaum noch stattfinden, nimmt die soziale Kollaboration über digitale Anwendungen an Bedeutung zu. Ziel der sozialen Kollaboration ist es „Social Media-Elemente“ in den digitalen Arbeitsplatz zu integrieren, um den Informationsaustausch mit Kunden und Mitarbeitern zu vereinfachen. Es handelt sich dabei um „Unified Communication-Services“ die speziell für die Arbeit im Unternehmen angepasst sind, um die Zusammenarbeit von Gruppen, Teams und Projektmitgliedern zu organisieren und simplifizieren. Folgende Services sind hierbei zentraler Bestandteil:

  • Sprache, Bild und Textübertragung für Informationsaustausch
  • Desktop Screen-Sharing
  • Dateiablage für gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und Dateien

Die bekanntesten Lösungen im Bereich des Digital Workplace und der kollaborativen Zusammenarbeit von Unternehmen sind Microsoft365 von Microsoft und die G Suite von Google. Beide decken ein breites Spektrum an Anwendungen ab, die das Arbeiten, die Kommunikation und die Kollaboration innerhalb eines Unternehmens, aber auch zwischen Unternehmen, vereinfachen. Ein Vergleich der beiden Anbieter und deren Lösungen findet ihr in unserem letzten Blogbeitrag. Zusätzlich zu den Anwendungen können weitere Tools genutzt werden, um die digital Workplace application landscape zu vervollständigen (z.B. SAP Concur als Reise- und Kostenverwaltungsdienst).

  1. Kultur und Kompetenzen

Damit der Digital Workplace tatsächlich zu effizienterem und produktiverem Arbeiten beitragen kann, ist es erforderlich, dass Mitarbeiter den Veränderungen aufgeschlossen gegenüberstehen. Neben der Aufgeschlossenheit erfordert die Veränderung über die notwendige Kompetenz der Mitarbeiter. Kollaboration und Flexibilität, die durch den Digital Workplace aufgebaut werden, können eine engagierte und offene Kultur in dem Unternehmen erzeugen. Hierbei ist es wichtig, die Kompetenzen der Mitarbeiter aufzubauen und sie auf eine digitale, zeit- und ortsunabhängige Arbeitsweise vorzubereiten. Hierzu können speziell interne Schulungen erstellt oder auf externe Schulungen von Anbietern digitaler Lösungen zurückgegriffen werden. Capgemini Invent hat für die virtuelle/digitale Kollaboration 10 goldene Regeln aufgestellt, die universell in den Unternehmen angewandt werden können.

Somit stellt der „Digital Workplace“ einen übergreifenden Enabler für eine umfassende digitale Transformation dar. Zusätzlich sind die Vorteile, die dieser starke Enabler mit sich bringt, nicht zu vernachlässigen. Bei überdachter Umsetzung birgt der „Digital Workplace“ folgende Vorteile:

  • Schnellerer Informationsaustausch
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugang zu Informationen und Dokumenten
  • Steigerung der digitalen Produktivität der Mitarbeiter
  • Verfügbarkeit von Unternehmensprozessen durch cloudbasierte Anwendungen
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch flexibles Arbeiten und Förderung der Kompetenzen
  • Zunehmende Arbeitserleichterung

Fazit:

Maßnahmen zur Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes sind nun in vollem Gange und können nicht weiter aufgeschoben werden. Dies beeinflusst diverse Aspekte der Arbeit und erfordert ein Umdenken in Bezug auf den Mitarbeiter als Mensch sowie eingesetzte Technologien. Mitarbeiter erleben derzeitig eine ganz neue Art der Arbeit, einschließlich der Führung, Kollaboration, Kommunikation und dem Vertrauen untereinander. Währenddessen erzeugen neue Plattformen, innovative Tools und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten Offenheit und Flexibilität. In Zukunft wird neben der Customer Experience auch die Employee Experience eines Unternehmens einen immer höheren Stellenwert einnehmen.

Bei konkreten Fragen zu Virtual Working und Digital Workplaces steht Ihnen unser Experte Benjamin Nickel gerne zur Verfügung.

Vielen Dank an die Co-Autoren Daniel Unrau und Furkan Yücel für die Erstellung dieses Artikels.

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