Cloud-Technologie revolutioniert die Möglichkeiten für ERP-Systeme und transformiert Business und IT

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Mit Cloud-fähiger ERP Software schaffen Unternehmen schneller den Wechsel von legacy-basierten zu modernen Systemen. Hierdurch ergeben sich nicht nur neue Chancen für die IT, sondern insbesondere auch für das Business.

Es ist nichts Neues, dass Unternehmen im Zuge der Digitalisierung ihr Geschäft verändern müssen. Die digitale Transformation bringt Unternehmen dazu neben ihrem Geschäftsmodell vor allem ihre Technologiestrategie zu überdenken – dazu gehört auch, dass sie ihre oftmals legacy-basierten ERP– und Back-Office-Systeme in Frage stellen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen sie sich vermehrt mit dem Einsatz modernster Technologie auseinander. Oft fehlen ihnen jedoch die erforderlichen Kenntnisse, um alte IT-Landschaften zu transformieren. Diese sind meist fragmentiert und verleihen den Unternehmen kaum Einsicht in Daten, liefern wenig Transparenz und bieten keine Chance zur zentralen Unternehmenssteuerung. Eine Harmonisierung der Systeme ist oft nicht möglich und die Anpassungskosten immens hoch. Neue Innovationsquellen sind jedoch dringend erforderlich, um das Angebot und die finanziellen Ergebnisse der Unternehmen zu verbessern. Hierdurch rücken verstärkt neue Lösungen wie SaaS- und Cloud-fähige ERP-Software in den Fokus.

Cloud-Technologie verändert ERP-Systeme grundlegend und schafft neue Chancen für’s Business

Unternehmen können mit Hilfe von Cloud-fähigen ERP Systemen ihre Entscheidungsfindung verbessern, Raum für Innovationen schaffen und somit auch ihre Geschäftsergebnisse erhöhen. Der Vorteil von flexibler SaaS- oder Cloud-fähiger Software ist, dass sie sich schnell implementieren und skalieren lässt und von dem jeweiligen Anbieter kontinuierlich aktualisiert wird. ERP-SaaS-Lösungen bieten „ready-to-use“-Anwendungen mit Standardprozessen, die ein Minimum an Implementierungs- und wenig Anpassungsaufwand erfordern. Wenn in seltenen Fällen Erweiterungen erforderlich sind, kann der Entwicklungsprozess über PaaS automatisiert werden. Cloud-fähige ERP-Systeme bringen geschäftliche Innovationen voran, da sie häufig intelligente Funktionen wie maschinelles Lernen, Deep Learning, Sprachverarbeitung und Advanced Analytics integrieren. Spannende Beispiele in diesem Bereich sind Smart Assistants und Chatbots.

Vorteile Cloud-fähiger ERP-Systeme

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Vorteile Cloud-fähiger ERP-Systeme

Mit Cloud-Technologie schneller zum neuen ERP-System

Durch die Cloud ist das Verfahren für die ERP-Systemauswahl und Implementierung wesentlich schneller geworden. Es gibt keine aufwändige Analyse- und Designphase und keine langwierige Implementierung mehr. Anstatt viele Anpassungen vorzunehmen, wird schnell ein Pilot auf Basis standardisierter ERP-Anbieterprozesse ausgerollt.

Die Auswahlphase hat sich somit von einer langen RfP-Phase mit umfangreicher Anforderungserfassung und detaillierten Spezifikationslisten zu einem rapiden Auswahlprozess entwickelt. Das neue Auswahlverfahren basiert auf einem groben Prozessmodell, das die ermittelten Kernprobleme abdeckt und anhand relevanter Anwendungsfälle testet. Durch diese neue Methode kann die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters um bis zu vier Monate reduziert werden. Ähnlich ist die Situation bei der Umsetzung. Während der eigentlichen Implementierung zuvor eine lange Phase der Erstellung von Entwürfen voran ging, werden heute die Best-Practice-Prozesse des Anbieters verwendet. Es werden nur geringfügige Anpassungen und absolut notwendige Erweiterungen vorgenommen. Dadurch entfallen langwierige und teure Softwareanpassungen und somit wird der Implementierungsprozess erheblich beschleunigt.

Bei der professionellen Durchführung eines Cloud ERP Projektes stellen sich langfristige, positive Auswirkungen ein

Unsere Erfahrung zeigt, dass, bei der richtigen Durchführung, die Einführung eines Cloud-fähigen ERP-Systems dazu führt, dass der Automatisierungsgrad im Unternehmen gesteigert und die Prozessqualität verbessert wird. Zudem stellen sich Produktivitäts- und Profitabilitätszuwächse ein und der Fokus kann wieder mehr auf wertstiftende Aktivitäten, wie z.B. kontinuierliche Verbesserung oder strategische Aktivitäten gelegt werden. Entscheidend dabei ist allerdings, die professionelle Durchführung des ERP Cloud Projekts. Unternehmen fehlt es hier oft an Erfahrung und Expertise um beispielsweise die richtigen Use Cases zur Bewertung der Anbieter auszuwählen und einen RfP sachgemäß durchzuführen. Werden in der Auswahlphase jedoch die relevanten Use Cases betrachtet und die kritischen Pain Points identifiziert, können Fehler bei der Auswahl des richtigen Anbieters verhindert werden. Hilfreich ist hierbei auch das Einbringen einer Outside-in-Betrachtung, um die Kunden- und Industrieperspektive einzubeziehen. Es können dann auch Business- und Innovationsziele überdacht und berücksichtigt werden.

Wenn die Einführung des neuen Systems mit Bedacht durchgeführt wird, wird kein neues Personal benötigt. Vielmehr werden die Mitarbeiter durch die hohe Benutzerfreundlichkeit des neuen Systems entlastet. Dies und die schnelle Verfügbarkeit neuer Funktionalitäten können zudem zu einer hohen Zufriedenheit im Unternehmen führen. Allerdings spielt auch hierbei die Professionalität der Einführung eine wichtige Rolle. In unseren Projekten beobachten wir immer wieder, dass insbesondere Aspekte des Change Managements völlig außer Acht gelassen werden. Um eine Ablehnung des neuen Systems zu vermeiden, sollte schon frühzeitig eine Einbindung der Mitarbeiter über geeignete Kommunikationsmaßnahmen und User Trainings stattfinden. Nicht unerheblich sind u.a. die prozessualen Veränderungen, die sich durch die Standardisierung der Prozesse ergeben und oftmals auch Änderungen der Organisation und der Rollen nach sich ziehen.

Wenn durch die sorgfältige Auswahl des passenden Systems ein Höchstmaß an Standardisierung erzielt werden konnte, werden kaum Kosten durch Change Requests verursacht und auch die Betriebskosten für das neue System können niedrig gehalten werden. Gleichzeitig werden durch die Einführung des neuen ERP-Systems Risiken der Legacy IT eliminiert. Dafür ist aber das Vorhandensein der entsprechenden Expertise im Unternehmen Voraussetzung, ansonsten können sogar neue Softwarerisiken durch den falschen Umgang mit dem neuen System entstehen.

Bei der richtigen Durchführung hat die Einführung eines Cloud-fähigen ERP-Systems somit positiven Einfluss auf:

  • die strategischen Ziele des Unternehmens
  • den Betrieb
  • sowie die IT

und entpuppt sich als eine zukunftssichere Investition.

Wichtig für den Erfolg der Transformation ist, dass die Einführung eines Cloud-basierten ERP-Systems nicht als reine IT Transformation gesehen, sondern vielmehr als umfassende Business Transformation erkannt wird. Das Cloud ERP Projekt muss dementsprechend aufgesetzt und durchgeführt werden, damit sich die positiven Auswirkungen im Unternehmen einstellen.

Wenn Sie genauer erfahren möchten, was aus unserer Projekterfahrung die entscheidenden Erfolgsfaktoren sind, sprechen Sie uns gerne an.

Mehr Informationen über die Cloud-Strategie Transformationslösungen von Cagemini Invent finden Sie hier.

 


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Anna Baum, Capgemini Invent

Über die Autorin: Anna Baum

Anna Baum ist Senior Consultant und bei Capgemini Invent im Bereich Future of Technology mit dem Schwerpunkt Cloud Strategie tätig. In ihren Projekten unterstützt sie ihre Kunden dabei, mit Hilfe moderner Technologien ihre Businessziele zu erreichen.

 

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