Zukunft der Beschaffung – Wird die Beschaffung die digitale Revolution überleben?

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Die Beschaffung wird ihre Arbeitsweise, Wertschaffung und partnerschaftlichen Kooperationen grundlegend verändern.

Heutzutage liest man viel darüber wie das neue Zeitalter der Digitalisierung unser Privat- und Geschäftsleben beeinflussen und verändern wird – und nein, das ist nicht nur ein vorübergehender Trend, die Reise hat längst begonnen. Viele Unternehmen treiben bereits jetzt schon die digitalen Möglichkeiten zu Themen wie Kundenerlebnis, intelligentere Produkte, Dienstleistungen und Industrie 4.0 an. Und ganz nebenbei bemerkt – nirgendwo ist dies offensichtlicher als in der Beschaffung.

Fragt man Experten, so lautet der Konsens, dass es die traditionellen Beschaffungsabteilungen in der heutigen Form bald nicht mehr geben wird. Alte Paradigmen der Kostensenkung und Kosteneffizienz nähern sich dem Ende – damit steht die Beschaffung an der Schwelle zur Veränderung. Um die digitalen Chancen in der Beschaffung zu nutzen, sind neue Ansätze – wie der Einkauf mit Partnern und Lieferanten agiert und wie auf Informationen zugegriffen wird um diese zu verarbeiten- gefragt. „Mehrwertbeschaffung“ könnte die nächste Stufe in der Entwicklung der Beschaffung sein und wir stehen wahrscheinlich schon kurz davor!

Aber für den Augenblick schauen wir uns erst einmal genauer an, wie das Betriebsmodell für die Beschaffung in der Zukunft aussehen könnte…

Die Beschaffung wird sich in eine Abteilung mit weniger, dafür aber strategischeren Mitarbeitern entwickeln und integrierter in einem Ecosystem agieren.

Technische Innovationen, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz haben zur Folge, dass Budgetverantwortliche und Bedarfsanforderer, die zur Erfüllung ihrer Aufgabe externe Waren oder Dienstleistungen benötigen, weniger Bedarf für eine dezidierte Beschaffungsfunktion haben, um viele der operativen und taktischen Aufgaben zu erfüllen, die ursprünglich in den Aufgabenbereich der Beschaffung fielen. Infolgedessen wird der traditionell operative Part der Beschaffung schrittweise reduziert und perspektivisch entfallen. Wir beobachten diese Disintermediation bereits im Hinblick auf die zunehmende Nutzung von Self-Services und Beschaffungs- und Ausschreibungsplattformen. Dieser Trend wird sich sicherlich fortsetzen.

Was also bleibt in der Beschaffung noch übrig? Nach unserer Überzeugung ist eine Beschaffungsfunktion sowohl ein Konstrukt aus Prozessen, Methoden und Richtlinien wie auch ein Beziehungsgeflecht zwischen verschiedenen Organisationen und Menschen. Ein effektives Beziehungsmanagement und geschäftliches Engagement erfordern weiterhin ein Verständnis der Interaktion zwischen den verschiedenen Parteien, einen kontinuierlichen Dialog und den Wunsch zusammenzuarbeiten, um all die voran genannten Elemente kontinuierlich zu verbessern.

Es stellt sich also die entscheidende Frage, ob es in Zukunft noch eine Beschaffungsabteilung geben wird oder ob die Mitarbeiter in der Beschaffung Spezialisten in anderen Abteilungen werden? Strategische Entscheidungen, wie zum Beispiel Partnerlieferanten in einem Unternehmensnetzwerk zu bestimmen, werden weiterhin im Aufgabenbereich der Beschaffung bleiben. Im Wesentlichen glauben wir, dass der Einkauf seine strategische Rolle beibehalten und höchstwahrscheinlich noch strategischer werden wird. Jedoch werden die strategischen Entscheidungen auch immer mehr durch Technologien unterstützt und somit weniger Ressourcen benötigt. Die Beschaffung wird auf Grund der verfügbaren und sofort einsatzbereiten Daten noch zentraler werden. Gleichzeitig wird der Outsourcing-Anteil minimiert.

Selbst wenn die verbleibende Beschaffungsfunktion auf strategischer Ebene stärker zentralisiert wird, muss das tägliche Bereitstellungsmodell durchlässiger, flexibler, netzwerk- und projektbezogener und weniger hierarchisch werden, um Geschwindigkeit, Innovation und Integration innerhalb der Organisation voranzutreiben.

Die meisten Beschaffungsprozesse können von einem Digitalen Zwilling ohne menschlichen Eingriff ausgeführt werden

Systeme, Maschinen und Algorithmen werden die vollständige Automatisierung nahezu aller Prozesse ermöglichen. Es scheint unabwendbar, dass der Mensch bei allen taktischen, operativen und informationsverarbeitenden Aufgaben ersetzt wird. Dies bedeutet, dass der Procure-to-Pay Prozess weitgehend bzw. vollständig digitalisiert und ohne menschliches Einschreiten durchgeführt wird. Aufgrund der Verfügbarkeit von Big Data und dem Potential von RPA und künstlicher Intelligenz (KI) wird die operative Beschaffung maximal effizient und effektiv werden. Die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen erfolgt zum günstigsten Zeitpunkt. Welche Aufgaben entfallen also in der Zukunft noch auf den Einkauf?

Im Grunde bleibt verbleibt lediglich der Source-to-Contract Teil – und auch hier können die Prozesse durch künstliche Intelligenz und intelligente Algorithmen verbessert werden. Im Sourcing Prozess könnte ein digitaler Beschaffungsassistent (Digitaler Zwilling), z.B. ein Alexa ähnlicher Bot, praktisch alle Aufgaben des strategischen Einkäufers unterstützen. Dieser Beschaffungsassistent könnte automatisch das richtige Sourcing-Event für das Produkt oder die Dienstleistungen, welches eingekauft werden soll, unter Berücksichtigung der Unternehmensziele vorbereiten. Berücksichtigt man dann noch Big Data, könnte man anhand von definierten Parametern wie Produkt, Innovation, Risiko oder Nachhaltigkeit die perfekten Kandidaten ermitteln und einladen. Auf Grundlage der Ergebnisse und Vergleichsdaten könnte der Beschaffungsassistent dann bereits den Vertrag mit optimalen Preisen basierend auf Volumen und vertraglich geregelten Ratiopotenzialen vorbereiten. Was bleibt also in 30 Jahren noch für die Mitarbeiter in der Beschaffung übrig?

Die Beschaffung wird mehr wertorientiert und fokussiert stärker als bisher Umsatz, Innovationskraft und Risikomanagement

In einer Zeit nahezu unbegrenzter Datenverfügbarkeit und -transparenz sowie der Dominanz der Cloud wird die Beschaffung möglichen Maßnahmen zu Kosteneinsparungen weniger Aufmerksamkeit schenken. Der heutige Automatisierungsgrad hat bereits jetzt schon die Gesamteffizienz und -kosten der Beschaffung optimiert. Wichtiger ist jetzt, dass der Fokus auf System Stabilität und Fortsetzung liegt. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal wird darin bestehen, die besten Partner für das eigene Beschaffungsnetzwerk zu gewinnen. Führende Beschaffungsorganisationen werden als Agent fungieren, um Innovationsideen von/zu einem globalen Versorgungsnetzwerk voranzutreiben, und die Mitarbeiter in der Beschaffung werden eine grundlegende Rolle bei der Entwicklung neuer Produkte und Weiterentwicklungen inne haben.

Die Rolle der Beschaffung wird sich von den Einsparungszielen hin zu mehr Innovationen und damit zu größerem Wachstum verändern. Big Data und KI liefern der Beschaffung wichtige Einblicke, um die Produkt- und Servicequalität sowie die Endnutzer Zufriedenheit und Compliance zu verbessern und die Durchlaufzeiten zu verkürzen.

Eine verbesserte Transparenz über die Supply Chain, die Lieferantenstandorte und die kritischen Abhängigkeiten wird dazu beitragen, potenziell signifikante regulatorische und operative Risiken zu vermeiden. Es wird real-time Entscheidungsassistenten geben, die Störungen im System unmittelbar anzeigen und angemessenen Handlungsvorschläge unterbreiten. Gleichzeitig werden Warengruppenmanager mehr Möglichkeiten haben, unerwünschte oder ineffiziente Risikopositionen und -exposition in die Versorgungsbasis zu vermeiden, z.B. durch Berechnung und Simulation quantitativer Risikokennzahlen. Dies wird keine hochmoderne Technik mehr sein, sondern viel mehr die Norm.

Führende Beschaffungsorganisationen werden sich auf Augenhöhe mit ihren Partnerlieferanten treffen und damit neue Innovationsprozesse eröffnen

Angesichts der schnellen Entwicklung und Erweiterung des 3D-Drucks sind wir davon überzeugt, dass sich dies massiv auf die aktuelle Versorgungsbasis von Unternehmen auswirken wird. In der Zukunft wird ein Unternehmen meist nur noch zwei Arten von Lieferanten haben: Typ A für Verbrauchs- und Massengüter und Typ B als reine Innovationsführer.

Auf Grund der in Echtzeit zugänglichen Informationen zu Preisen und Lieferantenleistung und des vollautomatisierten Risikomanagements erleben wir eine Verschiebung der Verhandlungsmacht von Rohstofflieferanten zu Einkäufern. Suchmaschinen und KI werden das frühere Fachwissen der Manager in der Beschaffung ablösen und anhand von vordefinierten Parametern ideale potenzielle Lieferanten ermitteln, die alle zusammen eine optimale Versorgungsbasis ermöglichen. Diese Verschiebung der Verhandlungsmacht wird jedoch letztendlich rückgängig gemacht, wenn Unternehmen untereinander damit beginnen, um knappe Ressourcen zu kämpfen.

In Bezug auf die zweite Art von Zulieferern, den Innovationsführern, die für ein auf lange Sicht prosperierendes Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, müssen die Einkäufer von einer traditionellen, hierarchischen Kunden-Lieferanten-Beziehung zu einer vollständig gleichwertigen Partnerschaft übergehen, die Zusammenarbeit und Co-Creation/ -Design fördert. Hier liegt die Hauptaufgabe des Einkäufers der Zukunft: Beziehungsmanagement. Robotik, KI, Big Data usw. können den Großteil der operativen, taktischen und strategischen Arbeit des Mitarbeiter in der Beschaffung von heute übernehmen. Beziehungen können jedoch nur von Menschen aufgebaut und aufrechterhalten werden.

Zukünftige Führungskräfte in der Beschaffung müssen als Trainer und Vorbilder fungieren, um die jetzigen Mitarbeiter für die neuen Arbeitsanforderungen zu motivieren

Nach unserer Erfahrung verfügen nur wenige Manager und kaum eine Beschaffungsorganisation über die Expertise, mit derartigen Änderungen umzugehen. Aber welche Art von Mitarbeitern und Führungskräften brauchen wir dann in dieser technologiebasierten Welt?

Es mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig, sich auf die Einstellung von Digital Natives mit starken IT-Fähigkeiten zu konzentrieren, um sich in dieser neuen und schnelllebigen Welt zu behaupten. Zukünftige Mitarbeiter in der Beschaffung sollten für die neuen Aufgaben, die ihnen übertragen werden, aufgeschlossen und offen für Veränderungen sein. Dies erfordert jedoch auch eine bestimmte Art von Führungskräften, die diese jungen Talente dazu verhelfen sich zu entfalten.

CPOs sollten die gleiche digitale Denkweise wie ihre Mitarbeiter haben und bereit sein, technologische Trends und Veränderungen zu akzeptieren. Noch wichtiger ist jedoch, dass das Management dieser zum größten Teil Millennials einen „sanfteren“ und empathischeren Führungsstil erfordert, was eine drastische Änderung gegenüber dem meist noch gelebten Top-Down-Ansatz darstellt. Sie bzw. er sollte eine Kultur schaffen, in der ständig neue Ideen innerhalb kurzer Zeit erprobt werden können und die daraus resultierenden Misserfolge akzeptiert werden. Darüber hinaus ist der ideale CPO charismatisch und somit in der Lage, seine eigenen Mitarbeiter, aber auch seine Lieferanten, zu motivieren.

Die Beschaffung wird sich von der transaktionalen zur transformierenden Beschaffung entwickeln

Wir sind der festen Überzeugung, dass die technologiebasierten Möglichkeiten letztendlich jede transaktionale Aufgabe eliminieren wird und die Beschaffungsfunktion in der heutigen Form in der Zukunft nicht mehr benötigt wird. Wir sind jedoch auch davon überzeugt, dass die Beschaffung als Funktion überleben wird, da das Denken, die Kreativität und der Aufbau von Geschäftsbeziehungen menschliches Verhalten erfordert, um die zukünftigen Geschäftsanforderungen erfolgreich zu erfüllen und Werte zu schaffen.

Der Wandel von der transaktionalen zur transformierenden Beschaffung kann nur von CPOs/ Führungskräften in der Beschaffung erfolgreich umgesetzt werden, die eine Dynamik für Veränderungen erzeugen und eine hohe Transformationskompetenz besitzen. Also lasst uns positiv sein – Beschaffung kann und wird sich neu erfinden!

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