Agiles Programmmanagement – ein Widerspruch?

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Agilität und Programmmanagement müssen kein Widerspruch sein. Im Gegenteil: Durch den gezielten Einsatz ausgewählter agiler Werkzeuge, lassen sich neue Herausforderungen im Programmmanagement, wie z.B. die wachsende Anzahl parallellaufender Programme deutlich besser koordinieren.

Sophie-Bart-Capgemini-InventAutor: Sophie Barth

Sophie Johanna Barth ist Consultant im Bereich Future of Technology bei Capgemini Invent. Ihr Fokus liegt auf der strategischen Organisationsentwicklung und datenbasierten Prozessoptimierung durch digitale Innovation. Sie unterstützt unsere Kunden dabei Service- und Prozessoptimierungen anhand von neuer Technologien zu entwickeln und erfolgreich zu implementieren. Mit ihrer branchenübergreifenden Arbeitserfahrung im Mittelstand und Konzernen berät sie als Teil des Teams „Digital Transformation Program Excellence“ Unternehmen im Bereich der digitalen Transformation. Gerne können Sie sich mit ihr über Xing oder LinkedIn vernetzen, um sich gemeinsam über das Thema auszutauschen.


 

„Agile“ ist inzwischen nicht mehr nur ein Trendbegriff – agile Methoden werden in vielen Unternehmensbereichen erfolgreich angewendet. Wie kann das Konzept von Agilität jedoch dabei helfen komplexe Business und IT Transformationsprogramme, wie digitale Transformationen und Softwareeinführungen mit vermeintlich rigiden und vordefinierten Projektplänen besser zu steuern? Was zunächst wie ein Widerspruch erscheint, kann mit dem richtigen Ansatz zu nachhaltig erfolgreicherem Projektmanagement führen, das die Herausforderungen von heute gewinnbringend beantwortet.

Klassische Komponenten des Projektmanagements gelten auch im agilen Kontext weiterhin – dennoch steht das Programm Management vor Herausforderungen, die nicht mehr nur mit den traditionellen Methoden zu beantworten sind

Zunächst muss definiert werden, was „Agile“ im Kontext von Programmmanagement bedeutet. Eine agile Vorgehensweise anzuwenden, heißt nicht, dass z.B. grundlegende Prinzipien der Programmplanung nicht mehr gelten: Wichtige, von den Unternehmensbereichen vorgegebene Meilensteine als Rahmenbedingung für das Programm sind zu respektieren. Außerdem ist eine klare Festlegung von Start- und Enddatum der Programme weiterhin erforderlich.

Jedoch kommt die Planung der Umsetzung mit traditionellen Werkzeugen des Projektmanagements immer öfter an ihre Grenzen, da diese häufig nach rigiden und veralteten Ansätzen ausgerichtet sind. Zudem bauen sie größtenteils auf Micromanagement von Milestones und detaillierter Umsetzungskontrolle auf.

Heute bewegen sich Programme jedoch in einem Geschäftskontext von sich ständig wandelnden Anforderungen. Innovationszyklen werden kürzer und Transformation ist schon längst „business as usual“. Um bei dieser Geschwindigkeit und Veränderungsintensität mitzuhalten, sind die flexible Skalierbarkeit der Ressourcen sowie unternehmerische Fähigkeiten der Mitarbeiter gefordert. Dies ist notwendig, um auf die sich kontinuierlich wandelnden Programmziele und -anforderungen zu reagieren und Programme „in flight“ neu zu kalibrieren. Traditionelle Werkzeuge des Projektmanagements reichen hierzu nicht mehr aus.

Anwendung agiler Hebel im Kontext von Programm Excellence sollte gut durchdacht sein

Wie kann also die Anwendung agiler Methoden das Programm Management unterstützen auf die neuen Herausforderungen entsprechend zu reagieren? Grundsätzlich gilt, dass das Einfließen von Agilität in einem Programm sorgfältig auszuwählen ist. Hierbei geht es nicht um agile Trendthemen, sondern um den gezielten Einsatz agiler Methoden in ausgewählten Arbeitspaketen des Programms. Dabei ist zunächst festzustellen, in welchen Arbeitspaketen des Programms ein agiler Ansatz überhaupt Sinn macht.

Agile erleichtert die Synchronisation mit anderen parallellaufenden Programmen im Unternehmen

Die steigende Anzahl an Programmen, die gleichzeitig und parallel zum eigenen Programm umgesetzt werden, ist heute eine der größten neuen Herausforderungen für Unternehmen. Insbesondere da hier die Abhängigkeiten innerhalb des Programm Managements deutlich zunehmen, können agile Werkzeuge wie eine iterative Vorgehensweise sinnvoll sein.

Sie ermöglicht eine Synchronisierung in regelmäßigen Abständen, da eine andauernde Komplettsynchronisation eines komplexen Portfolios aus Business und IT Transformationsprogrammen praktisch nicht umsetzbar ist. Durch agile „Daily Standups“ wird die Frequenz der Synchronisierungen zwischen den Verantwortlichen erhöht und ein Austausch aller relevanten Stakeholder beleuchtet entsprechende Abhängigkeiten. Diese agile Vorgehensweise gleicht Schwachstellen traditioneller Methoden aus und zeigt, wie agile Werkzeuge das Programmmanagement dabei unterstützen können, Herausforderungen von heute erfolgreich zu meistern.

Co-Autor: Kestutis Ivinskis

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