Périmètre large, prestations variées... la mise en oeuvre en une seule étape et dans un délai court d’un progiciel de gestion intégrée à l’IFP doit une large part de son succès à une bonne compréhension des enjeux client ainsi qu’à un pilotage du projet exercé en commun et en toute transparence.

Des projets, cela fait quarante ans que l’IFP en conduit avec succès. Ils consistent principalement en des programmes de Recherche et Développement appliqués à des domaines techniques touchant à l’industrie des hydrocarbures, de leurs dérivés et substituts, ainsi que leurs impacts environnementaux.
En revanche, mettre en oeuvre un “ERP” en mode “big bang” destiné à gérer les activités finances, achats, gestion de projet et Ressources Humaines de l’IFP, le tout sur la base de seize modules fonctionnels, un véritable changement d’échelle pour cet institut ! « C’est d’ailleurs notre premier projet à caractère aussi transversal par le nombre des directions concernées, et aussi majeur, avec plus de mille huit cents utilisateurs impactés » confirme Georges Picard, Directeur-général Adjoint de l’IFP.

Un profond changement

Les raisons de cette modernisation ? En premier lieu la modification du statut fiscal de l’IFP, qui le contraint à disposer désormais d’une comptabilité commerciale de droit privé, et non plus de droit public ; ensuite, un système d’information devenu ancien, composé de plates-formes hétérogènes sur lesquelles fonctionnaient des applications non-communicantes.

« Ce projet concrétise surtout un profond changement à plusieurs niveaux : nous décloisonnons les directions fonctionnelles, nous modifions nos procédures, nous changeons de technologie... » précise Georges Picard.

Coopération et transparence

Capgemini a tout d’abord remporté la maîtrise d’oeuvre de ce projet sur consultation. Georges Picard explique : « La différence s’est faite sur la qualité de la réponse, la connaissance de la solution, les compétences des équipes. Nous avons également mis une forte pression sur les délais : là encore, Capgemini a su répondre, en mettant en place des structures et outils ».

Dès le début, une base contractuelle précise a été élaborée, définissant les relations entre équipes, les conditions d’assistance et de transfert de compétences, les modalités et le référentiel de pilotage conjoint du projet. Différents comités opérationnels réunissant les équipes, ainsi que des comités de pilotage impliquant la direction se sont réunis selon une fréquence adaptée aux phases du projet.

Ce fonctionnement offre autant d’occasions de favoriser la coopération entre les équipes IFP et Capgemini et autant de moyens de solliciter l’arbitrage, le contrôle et la transparence.

« Ne rien laisser dans l’ombre, décider vite et ensemble, partager les objectifs, avoir une réelle envie d’aboutir : telles ont été les recettes de ce succès, dont nous sommes fiers pour l’IFP » : à elle seule, cette conclusion de Georges Picard illustre bien la nature et les fruits de cette coopération.

(*) IFP : Institut Français du Pétrole